Optimale Auslesung von Eingangsrechnungen

In diesem Beitrag geben wir dir einen umfassenden Überblick darüber, wie deine Rechnungen in MEINbusiness gelangen. Wir zeigen dir, wie du den Aufwand für dich und dein Team minimierst, die bestmögliche Datenqualität sicherstellst und worauf du achten solltest, damit Rechnungen ohne Verzögerung angezeigt werden.

Möglichkeiten für den Rechnungseingang in MEINbusiness

1. EDI-Rechnungen: Digitaler Eingang per Schnittstelle direkt vom Lieferanten an MEINbusiness

2. E-Rechnung: Digitaler Eingang per E-Mail oder Schnittstelle

3. PDF-Rechnungen: Versand der Original-PDF per E-Mail an deine persönliche Inbox-Adresse

Deine Vorteile

• Weniger Arbeit für dich und dein Team

• Schnellere Bearbeitung der Rechnungen in MEINbusiness

• Beste Rechnungsqualität direkt vom Lieferanten

Voraussetzungen für optimale PDF-Rechnungen

Maschinenlesbare PDFs - Der richtige PDF-Dateityp

• Werden direkt digital erstellt (z.B. aus deinem Buchhaltungsprogramm exportiert)

• Enthalten echten Text, den Computer direkt lesen können

• Ermöglichen eine schnelle und präzise automatische Verarbeitung

• Dateigröße ist meist kleiner

• Text bleibt auch bei Vergrößerung scharf

Eingescannte PDFs - Keine Garantie der optimalen Auslesung

• Sind eigentlich nur "Fotos" von Dokumenten

• Text muss erst durch OCR-Erkennung umgewandelt werden

• Höhere Fehlerquote bei der automatischen Verarbeitung

• Größere Dateien

• Qualität verschlechtert sich beim Vergrößern

Korrekte UID-Angaben

Damit MEINbusiness deine Rechnungen schnell und zuverlässig verarbeiten kann, beachte bitte folgende Empfehlungen für die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (UID):

• Platziere beide UID-Nummern (Aussteller und Empfänger) im oberen Drittel deiner Rechnung

• Kennzeichne deutlich, welches die Empfänger- und welches die Austeller-UID ist (z.B. "Unsere UID:" / "Ihre UID:")

• Stelle die UIDs in einem klaren, maschinenlesbaren Format dar

• Vermeide Überlagerungen durch Grafiken, Logos oder Wasserzeichen

• Nutze ein standardmäßiges PDF-Format

• Trenne die UID-Nummern deutlich von anderen Nummern oder Codes auf der Rechnung

• Verwende die korrekte Länderkennung vor der UID (z.B. DE, AT, CH)

GLN-Nummer für automatische Zuordnung

MEINbusiness ordnet Rechnungen anhand der Liefer-GLN einer Kostenstelle zu. Damit dies funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Liefer-GLN muss im Bereich der Lieferanschrift angegeben sein

• Optimales Format: "Liefer-GLN: 0000000000000"

• GLN muss durch ein Leerzeichen vom vorherigen Text getrennt sein

• Die Rechnung muss den grundsätzlichen Voraussetzungen für PDF-Rechnungen entsprechen

• Der Lieferant muss von MEINbusiness für die GLN-Auslesung aktiviert sein

Häufige Probleme bei der GLN-Erkennung

• GLN steht nicht bei der Lieferanschrift, sondern im Feld: Bestellnummer, Kundennummer, Telefonnummer oder ähnliches

• Schlecht eingescanntes Dokument

• Falsche GLN (keine deiner Abteilungen hat diese GLN zugeordnet)

• Lieferant ist noch nicht für GLN-Auslesung freigeschaltet, derzeit sind ca. 90% der Lieferanten verfügbar.

• GLN ist nicht durch Leerzeichen vom vorherigen Text getrennt

Was den Digitalisierungsprozess behindert

Falsche Dokumente in der Inbox

Folgende Dokumente gehören nicht an deine Inbox-Adresse:

• Mahnungen

• Barbelege

• Preislisten

• AGBs

• Auftragsbestätigungen

• Lieferscheine / Arbeitsberichte

• Newsletter

• Zahlungsavise

Wichtig: Gib deinen Lieferanten für diese Dokumente eine separate Mail-Adresse bekannt.

Fehlerhafte Zusendung

• Mehrfach gesendete Rechnungen (jede Rechnung nur 1x entweder per EDI oder PDF)

• Paralleler Versand an mehrere Mail-Adressen

• Manuell eingescannte Rechnungen

• Rechnungen, die nicht direkt vom Lieferanten kommen

• Lieferant erfüllt nicht die Mindestanforderungen an eine PDF-Rechnung

Transparente Darstellung des Rechnungssender

Pfad: Rechnungsdashboard → Funktion „Alle Prüfen“ / „Alle Kontieren“ → Anzeige des Rechnungskopfs in der Side-by-Side-Ansicht

Rechnungen müssen vom Lieferanten gesendet werden!

Wichtige Zusatzhinweise

PDF-Format:

• Pro PDF-Datei darf nur eine Rechnung enthalten sein

• Keine weiteren Anhänge wie Lieferscheine oder Leistungsnachweise

• Mails ohne PDF werden an eine von dir festgelegte Adresse weitergeleitet

Kassenbelege

• Gehören nicht in die Inbox

• Alles was schon direkt bezahlt wurde, kommt ins Kassenbuch

• Tipp: Bei regelmäßigen Einkäufen im Supermarkt Kundennummer anlegen lassen und Rechnung zusenden lassen

Mehrere Firmen

• Bei mehreren Firmen & Inbox-Adressen darauf achten, dass Lieferanten die Rechnungen an die jeweils korrekte Inbox-Adresse senden

Weiterleitung von Rechnungen

• Falls Lieferanten an andere Adressen Rechnungen senden, leite diese einmalig weiter

• Informiere deinen Lieferanten über deine MEINbusiness Inbox-Adresse

• Achte darauf, dass die E-Mail-Adresse des Lieferanten in der Mail ersichtlich ist

Betragsauslesung

• Es werden nur Rechnungsbeträge ausgelesen

• Zahlbeträge, Gutscheine oder ähnliches können nicht berücksichtigt werden

Zusätzliche Anforderung für Rechnungen mit Positionserkennung

• Alle Positionen müssen mit eindeutigen Artikelnummern versehen sein

• Alternativ können GTIN / EAN Nummern verwendet werden

• Bei mehreren Steuersätzen muss jede Position mit dem entsprechenden Steuersatz gekennzeichent sein.

Praxistipps für optimale Verarbeitung

1. Stelle sicher, dass wichtige Daten wie UID und IBAN des Rechnungsstellers immer als Text angegeben sind und nicht in Grafiken oder Bildern integriert sind

2. Eine deutlich lesbare Fußzeile mit allen Informationen zum Rechnungssteller ist optimal

3. Rechnungen sollten immer direkt von den Lieferanten an die Inbox-Adresse gesendet werden

4. Bei Weiterleitungen sollte immer der ursprüngliche Absender erkennbar bleiben

Wenn du diese Richtlinien beachtest, wird sichergestellt, dass deine Rechnungen reibungslos und ohne Verzögerung in MEINbusiness verarbeitet werden.