Wenn die Kontierung einer Rechnung nicht innerhalb von MEINbusiness, sondern in einem externen System (z. B. in der Finanzbuchhaltung) durchgeführt werden soll, kann dies direkt in der Rechnung entsprechend eingestellt werden.
Dazu muss die Option „Kontierung erfolgt nicht in MEINbusiness“ ausgewählt werden.
Mit dieser Auswahl wird festgelegt, dass die weitere buchhalterische Bearbeitung außerhalb von MEINbusiness stattfindet.
Durch Aktivierung dieser Einstellung wird die Rechnung systemseitig so gekennzeichnet, dass die Kontierung außerhalb von MEINbusiness erfolgt.
Das bedeutet konkret:
Die Rechnung wird nicht mehr im Kontierungsprozess innerhalb von MEINbusiness berücksichtigt
Gleichzeitig bleibt sie weiterhin im System verfügbar, für den Zahlungsprozess
Rechnungsdashboard → Rechnungsliste → Kontieren → Kontierung erfolgt nicht in MEINbusiness
Zur Zur besseren Transparenz wird nach Auswahl der Option der Status automatisch angepasst.
Das entsprechende Icon zeigt dann an:
„Wird außerhalb von MEINbusiness kontiert“
So ist jederzeit ersichtlich, dass diese Rechnung nicht im Kontierungsprozess in MEINbusiness enthalten ist.
Grundsätzlich gilt:
Rechnungen sollten der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit halber bevorzugt in MEINbusiness kontiert werden
Abweichend davon gilt für extern kontierte Rechnungen:
Die Rechnungen können trotz externer Kontierung weiterhin über MEINbusiness bezahlt werden
Die Rechnungen sind nicht im Zahlungsexport enthalten, da die Zahlungsausbuchung (Auszifferung) außerhalb erfolgt. Dadurch können sie nicht automatisch zur Abstimmung der Offenen-Posten-Liste herangezogen werden
Um den Prozess zu vereinfachen, kann die Einstellung „Kontierung erfolgt nicht in MEINbusiness“ auch automatisiert hinterlegt werden.
Dies erfolgt über die sogenannte Abteilungs-Lieferantenzuordnung (ALZ).
Dabei gilt:
Die Einstellung wird pro Lieferant und pro Abteilung definiert
Sie wird automatisch auf alle entsprechenden Rechnungen angewendet
In der Abteilungs-Lieferantenzuordnung (ALZ) kann pro Lieferant und pro Abteilung die Einstellung
„Kontierung erfolgt nicht in MEINbusiness“ hinterlegt werden.
Diese Einstellung gilt für alle Rechnungen des jeweiligen Lieferanten in der entsprechenden Abteilung. (ALZ)
a) ALZ ist bereits vorhanden:
Du kannst direkt aus der Rechnung heraus über die Rechnungsdetails in die ALZ springen
Dort lassen sich die bestehenden Einstellungen einsehen und bei Bedarf anpassen
Hinweis:
Die Bearbeitung der ALZ ist ausschließlich Benutzern mit Administratorrechten möglich.
b) ALZ ist noch nicht vorhanden:
Wende dich an einen Organisations- oder Firmenadministrator in deinem Unternehmen, da ausschließlich diese Zugriff auf die Abteilungs-Lieferantenzuordnung (ALZ) haben.
Alternative:
Erstelle ein Support-Ticket – unser Support-Team unterstützt dich gerne bei deinem Anliegen.
