Die Archivierung sorgt dafür, dass diese Rechnungen nicht mehr in der aktiven Liste erscheinen, aber jederzeit wieder zugänglich sind in MEINbusiness. Dies hilft, den Arbeitsbereich zu ordnen, während archivierte Rechnungen weiterhin durchsucht und bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Die Archivierungsfunktion stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente sicher, geordnet und nach gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden.
Eine Rechnung wird archiviert, wenn zum Beispiel:
Sie falsch ausgestellt wurde
Die Ware nicht oder falsch geliefert wurde
Sie falsch verrechnet wurde
Rechnungsmerkmale fehlerhaft sind
Um eine Rechnung zu archivieren, gehe folgendermaßen vor:
Stelle sicher, dass sich die Rechnung nicht in einem Bearbeitungs- oder Prüfprozess befindet.
Alle Freigabe- und Prüfprozesse müssen zurückgesetzt werden
Nachdem die Prüfprozesse zurückgesetzt wurden, kannst du die Rechnung ablehnen und archivieren.
Optional: Füge eine Notiz hinzu, die den Grund für die Archivierung erklärt.
Du kannst deine archivierten Rechnungen im Rechnungsdashboard jederzeit wieder abrufen und wenn gewünscht wieder aus dem Archiv holen:
Setze in der Rechnungsliste den Filter auf „Alle“ und klicke auf den Button „Archiviert“.
Klicke auf die entsprechende Rechnungsnummer, um die Rechnung zu öffnen.
Nun kannst du auf „Aus Archiv holen“ klicken um die Rechnung wieder in den Prüfprozess zu geben.
