Ab dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. MEINbusiness unterstützt dich bei der gesetzeskonformen Verarbeitung von E-Rechnungen. Hier erfährst du alles Wichtige zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen in MEINbusiness.
MEINbusiness verarbeitet folgende Rechnungsformate:
Automatisch über deine inbox Adresse:
ZUGFeRD (ab Version 2.1)
Nach Setup durch MEINbusiness Onboarding Team und deinem Lieferant:
X-Rechnung
EDI EDIFACT
Alternative für Lieferanten die dies noch nicht anbieten:
PDF (bleibt weiterhin möglich)
Für ZUGFeRD-Rechnungen (ab Version 2.1) musst du keine zusätzlichen Einstellungen vornehmen:
Nutze einfach deine bestehende MEINbusiness Inbox-Adresse
Die Verarbeitung erfolgt automatisch wie bei herkömmlichen PDF-Rechnungen
Es ist keine separate Konfiguration erforderlich
Für ZUGFeRD-Rechnungen musst du keine zusätzlichen Einstellungen vornehmen:
Nutze einfach deine bestehende MEINbusiness Inbox-Adresse
Die Verarbeitung erfolgt automatisch und noch schneller als bei herkömmlichen PDF-Rechnungen
Es ist keine separate Konfiguration erforderlich
Damit die automatische Zuordnung optimal funktioniert, müssen deine Lieferanten unbedingt deine Liefer-GLN in der ZUGFeRD-XML-Datei angeben:
Die Liefer-GLN muss im Feld Lieferempfänger oder Rechnungsempfänger enthalten sein:
<ram:ShipToTradeParty>
<ram:ID schemeID="0088">DEINE_LIEFER_GLN</ram:ID>
</ram:ShipToTradeParty>Für den Empfang von Rechnungen im XRechnung ist eine technische Abstimmung erforderlich:
Deine Lieferanten müssen sich an unser Onboarding-Team wenden:
E-Mail: onboarding@meinbusiness.biz
Das Team koordiniert die technische Anbindung
Der Datenaustausch wird individuell vereinbart
Nach erfolgreicher Einrichtung können deine Lieferanten E-Rechnungen in diesen Formaten an dich übermitteln
Die EN16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für die wichtigsten Elemente einer elektronischen Rechnung. Wenn dein Lieferant Deine Rechnungen nach dieser Norm erstellt stellt er sicher, dass sie:
EU-weit konform sind
Von automatisierten Systemen verarbeitet werden können
Alle rechtlichen Anforderungen erfüllen
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das deutsche Format für elektronische Rechnungen, das auf der EN16931 basiert. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus:
Einem PDF-Dokument für die visuelle Darstellung
Eingebetteten XML-Daten für die automatische Verarbeitung
Dazu am besten die betreffende Rechnung aus MEINbusiness herunterladen und dann mit deinem PDF Viewer öffnen, z.B. Adobe Reader:
Das Büroklammer-Symbol: Das deutlichste Zeichen für eine ZUGFERD-Rechnung ist das Büroklammer-Symbol (
) in deinem PDF-Viewer:
Adobe Acrobat/Reader: Das Büroklammer-Symbol erscheint meist rechts in der Seitenleiste oder in der Symbolleiste
Andere PDF-Viewer: Je nach Programm wird das Symbol an verschiedenen Stellen angezeigt (oft als "Anhänge" oder "Attachments" bezeichnet)
Was das Symbol bedeutet: Die Büroklammer zeigt an, dass die PDF-Datei zusätzliche Dateien als Anhang enthält - in diesem Fall die XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten.
Wenn du auf das Büroklammer-Symbol klickst, siehst du die angehängten Dateien, eine XML-Datei mit Namen wie "ZUGFeRD-invoice.xml", "factur-x.xml" oder ähnlich. Dann handelt es sich um eine ZUGFeRD Rechung.
Automatische Verarbeitung: MEINbusiness liest die Rechnungsdaten automatisch aus
Zeitersparnis: Keine manuelle Dateneingabe mehr nötig
Fehlervermeidung: Reduzierung von Tippfehlern und Übertragungsfehlern
Digitale Ablage: Alle Rechnungen werden strukturiert gespeichert
Revisionssicherheit: Lückenlose Dokumentation aller Rechnungen