Damit eine an MEINbusiness eingehende Rechnung schnell und in bestmöglicher Qualität digitalisiert werden kann, muss die Rechnung einige Kriterien erfüllen. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Punkte und häufigsten Themen beschrieben. Am Ende dieses Beitrages steht eine Beispielrechnung zum Download zur Verfügung.
Die Rechnungen müssen ausschließlich an die genannte Inbox-Mailadresse versendet werden, kein paralleler Versand in Kopie/per Post an weitere Empfänger. Bitte übersenden Sie nur ein PDF-Dokument pro Rechnung (Bitte keine allfälliger Anhänge, Nachweise etc. als Folgeseiten desselben Dokuments oder als zusätzliche PDF-Datei).
Bitte führen sie im Adressfeld zusätzlich die Liefer-GLN Nummer des Kunden an. Damit können wir dem Kunden eine eindeutige Zuordnung auf seine Kostenstellen / Abteilungen gewährleisten.
Wir senden an die Lieferanten bei Bedarf zusätzlich eine Liste mit allen gemeinsamen Kunden / Kundennummern und der entsprechenden GLN. (Wenn die GLN nicht bekannt ist, kann diese beim MEINbusiness Support angefragt werden)
Damit MEINbusiness deine Rechnungen schnell und zuverlässig verarbeiten kann, beachte bitte folgende Empfehlungen für die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (UID):
Platziere beide UID-Nummern (Aussteller und Empfänger) im oberen Drittel deiner Rechnung
Kennzeichne deutlich welches die Empfänger und welches die Austeller UID ist (z.B. "Unsere UID: / Ihre UID:)
Stelle die UIDs in einem klaren, maschinenlesbaren Format dar
Vermeide Überlagerungen durch Grafiken, Logos oder Wasserzeichen
Nutze ein standardmäßiges PDF-Format
Trenne die UID-Nummern deutlich von anderen Nummern oder Codes auf der Rechnung
Verwende die korrekte Länderkennung vor der UID (z.B. DE, AT, CH)
Wenn MEINbusiness die UID-Nummern korrekt erkennen kann, ist eine automatische Verarbeitung möglich. Bei fehlenden oder unleserlichen UIDs muss deine Rechnung manuell bearbeitet werden, was zu Verzögerungen führt.
Bitte wichtige Daten wie die UID und IBAN des Rechnungsstellers auf der Rechnung immer als Text angeben. UID und IBAN bitte nicht in einer Grafik / Bild integrieren, am besten ist eine deutlich lesbare Fußzeile mit allen Informationen zum Rechnungssteller.
Für die effizienteste Verarbeitung der PDF-Rechnungen in MEINbusiness sind original PDF Rechnungen erforderlich. Hier kurz die wesentlichen Unterschiede im Detail:
Maschinenlesbare PDFs (bevorzugte Variante)
Werden direkt digital erstellt (z.B. aus deinem Buchhaltungsprogramm exportiert)
Enthalten echten Text, den Computer direkt lesen können (kann markiert und kopiert werden)
Ermöglichen eine schnelle und präzise automatische Verarbeitung
Dateigröße ist meist kleiner
Text bleibt auch bei Vergrößerung scharf
Eingescannte PDFs
Sind eigentlich nur "Fotos" von Dokumenten
Text muss erst durch OCR-Erkennung umgewandelt werden
Höhere Fehlerquote bei der automatischen Verarbeitung
Größere Dateien
Qualität verschlechtert sich beim Vergrößern
Text lässt sich nicht auf dem PDF markieren
Tipp: Exportiere deine Rechnungen wenn möglich immer direkt als PDF aus deinem Rechnungsprogramm, anstatt sie auszudrucken und wieder einzuscannen. Das spart Zeit und Geld und verbessert die Verarbeitungsqualität erheblich.
Rechnungen sollten immer direkt von den Lieferanten an die Inbox Adresse gesendet werden. Bei Weiterleitungen sollte immer der ursprüngliche Absender erkennbar bleiben. Dies hilft uns bei der Zuordnung der Dokumente und beschleunigt den Ausleseprozess.
Für die korrekte Zuordnung der Artikel müssen alle auf der Rechnung enthaltenen Positionen mit eindeutigen Artikelnummern versehen sein. Es ist auch möglich GTIN / EAN Nummern zu verwenden.
Wenn die Rechnung mehrere Steuersätze enthält ist es notwendig, dass auch jede Position mit dem entsprechenden Steuersatz gekennzeichnet ist.
