In MEINbusiness wird jede Eingangsrechnung durch vier zentrale Prozessschritte geführt. Jeder Schritt ist durch ein eigenes Icon dargestellt und gibt über die Farbe sofort Auskunft über den jeweiligen Bearbeitungsstand/Status.
Diese visuelle Darstellung schafft für alle Nutzer maximale Transparenz, da jederzeit klar erkennbar ist:
In welchem Prozessschritt sich eine Rechnung befindet
Ob das Notizfeld verwendet wurde, z. B. für Rückfragen, Ablehnungen oder Klärungen
ICON 1: Inhaltliche Prüfung
ICON 2: Kontieren
ICON 3: Zahlung
ICON 4: Notizfeld
Jedes Icon kann eine von vier Farben annehmen, die den Status des jeweiligen Prozessschritts anzeigen.
| Prozessschritt wurde noch nicht bearbeitet. |
| Prozessschritt ist in Bearbeitung. |
| Prozessschritt wurde freigegeben und geht in den nächsten über. |
| Prozessschritt wurde abgelehnt – eine Bearbeitung oder Korrektur ist nötig. |
Eingangsrechnung “wird bearbeitet” gesetzt:
Eingang der Rechnung
→ Die Rechnung wird ins System eingespielt.
→ Alle Icons sind grau – es wurde noch kein Bearbeitungsschritt gestartet.
Wird bearbeitet (nur wenn notwendig)
→ Der zuständige Prüfer klickt auf „Wird bearbeitet“.
→ Icon 1 (Inhaltliche Prüfung) wechselt von grau zu blau.
Notiz
→ Falls erforderlich, wird eine Notiz erfasst (z. B. bei Rückfragen oder offenen Punkten).
→ Wurde eine Notiz erfasst, wechselt die Farbe des Icon 4 (Notiz) von grau zu blau.
Rechnung ablehnen
→ Während der inhaltlichen Prüfung oder Kontierung wird festgestellt, dass die Rechnung nicht weiterverarbeitet werden kann (z. B. aufgrund formaler Fehler, falscher Beträge oder fehlender Angaben).
→ Der zuständige Bearbeiter klickt auf „Ablehnen“.
→ Das entsprechende Icon wechselt auf rot.
Notiz erfassen
→ Eine Notiz muss erfasst werden, um die Begründung der Ablehnung transparent zu dokumentieren (z. B. „Falscher Betrag – neue Rechnung angefordert“).
Archivierung der abgelehnten Rechnung
→ Die Rechnung wird im System archiviert und damit im aktiven Bearbeitungsprozess nicht mehr dargestellt.
Neue Rechnung wird weiterverarbeitet
→ Der Lieferant stellt eine neue Rechnung mit korrigierten Angaben und neuer Rechnungsnummer aus.
→ Diese wird in MEINbusiness importiert und durchläuft den Workflow von Beginn an.
Wichtiger HinweisUm eine Rechnung archivieren zu können, müssen alle Prozessschritte zurückgesetzt werden.
Voraussetzungen
Alle Icons müssen den Status/Farbcode „GRAU“ haben.
Erst dann kann die Rechnung in der inhaltlichen Prüfung abgelehnt und korrekt archiviert werden.
Wichtig:
Nur ADMIN User und Kontier User verfügen über die notwendigen Berechtigungen, um diese Aktion durchzuführen.
