Dieser Beitrag erklärt, wie Zahlungen korrekt Rechnungen zugeordnet werden, wie die Offene-Posten-Liste funktioniert und welche Voraussetzungen in MEINbusiness erfüllt sein müssen, damit der Zahlungsauszifferungs-Export korrekt erstellt werden kann.
Die Zahlungsauszifferung bezeichnet den Prozess, bei dem eingehende oder ausgehende Zahlungen einzelnen offenen Rechnungen zugeordnet werden.
Ziel ist es, offene Posten vollständig oder teilweise auszugleichen und den tatsächlichen Forderungs- bzw. Verbindlichkeitenstand in der FIBU korrekt darzustellen.
Damit die Zahlungsauszifferung korrekt funktioniert:
Rechnungen dürfen ausschließlich in MEINbusiness kontiert werden.
Wenn eine Rechnung außerhalb von MEINbusiness kontiert wird, entsteht ein Zuordnungsproblem.
Problemstellung bei Kontierung außerhalb MEINbusiness
Wenn eine Rechnung:
außerhalb von MEINbusiness kontiert, aber
über MEINbusiness bezahlt wird
kommt es zu folgendem Verhalten:
Die Zahlungsauszifferungsbuchung wird nicht im Zahlungsexport berücksichtigt
Die Rechnung bleibt in der Offene-Posten-Liste offen
Es erfolgt keine automatische Auszifferung
Damit Zahlungen korrekt ausgeglichen werden können, wird ein Verrechnungskonto verwendet.
Dieses Konto wird:
im Zahlungsexport gegen das Lieferantenkonto gebucht
im Rahmen der Zahlungsauszifferung zum Ausgleich der offenen Posten verwendet
Der Buchungsablauf erfolgt in drei Schritten:
1. Verbuchung Eingangsrechnung - Erzeugung Offene Posten beim Lieferanten
Aufwandskonto / Lieferantenkonto
│
▼
2. Verbuchung Zahlungsauszifferungsexport - Ausgleich des Lieferantenkonto (OP)
Lieferantenkonto / Verrechnungskonto
│
▼
3. Verbuchung Zahlung - Ausgleich des Verrechnungskonto
Verrechnungskonto / BankkontoDas Verrechnungskonto muss im Kontenplan angelegt sein.
Damit dieses Konto im Zahlungsprozess verwendet werden kann, muss es zusätzlich in den Bankkontozuordnungen hinterlegt werden.
Die Hinterlegung erfolgt:
pro Bankkonto (IBAN)
pro Kontierregelsatz
Erst wenn diese Zuordnung vorhanden ist, kann das Verrechnungskonto im Rahmen der Zahlungsauszifferung korrekt bebucht werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten die Kontozuordnungen anzulegen:
Organisation → Kontenplan → Kontierregelsatz → Kontozuordnungen → + Neue Kontozuordnung
Dort hinterlegen:
*Typ: Bankkonto
*Konto: das Verrechnungskonto, das bebucht werden soll.
Datensatz: IBAN
Ist noch kein Bankkonto in den Kontozuordnungen hinterlegt, wird dies direkt im Zahlungslauf angezeigt. Von dort aus kann direkt in die Funktion „Bankkontozuordnung erstellen“ eingestiegen werden.
Nach dem Einstieg öffnet sich die Ansicht der Kontozuordnung.
Hier kann die Kontozuordnung direkt erstellt werden.
Die Anlage erfolgt dabei auf die gleiche Weise wie in Punkt 1: Anlage in den Stammdaten:
*Typ: Bankkonto
*Konto: das Verrechnungskonto, das bebucht werden soll.
Datensatz: IBAN
Nach dem Speichern steht die Kontozuordnung für zukünftige Zahlungsläufe und Zahlungsauszifferungen zur Verfügung.
Damit der Export erstellt werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Der Zahlungslauf muss den Status „abgeschlossen“ haben.
Jede Rechnung im Zahlungslauf muss in einem abgeschlossenen Buchungsexport enthalten sein, damit die Datei im Zahlungslauf heruntergeladen werden kann.
Der Export erfolgt direkt im Zahlungslauf.
Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du die Datei herunterladen über:
„Export für Buchhaltung“
Voraussetzungen
Verrechnungskonto in der Kontozuordnung hinterlegt
Zahlungslauf abgeschlossen
Alle Rechnungen im Zahlungslauf befinden sich in einem abgeschlossenen Buchungsexport
Kann die Zahlungsauszifferungsdatei noch nicht heruntergeladen werden, prüfe bitte folgende Punkte:
Prüfe, ob der gesamte Zahlungslauf abgeschlossen wurde.
Wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, steht der Zahlungsauszifferungs-Export automatisch zum Download bereit.
Stelle sicher, dass jede einzelne Rechnung im Zahlungslauf in einem abgeschlossenen Buchungsexport enthalten ist.
