In der Prüfansicht von Rechnungen werden verschiedene Rechnungsmerkmale überprüft, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt und vollständig ist.
Die Aufgabe von dem, der die Rechnung prüft, ist es, alle relevanten Informationen auf der Rechnung zu überprüfen, Fehler zu korrigieren und sicherzustellen, dass die Rechnung den internen und gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Bitte sorge dafür, dass alle Rechnungsangaben korrekt, vollständig und den gesetzlichen sowie unternehmensinternen Vorgaben entsprechen, bevor die Rechnung weiterverarbeitet oder freigegeben wird.
Ohne diese Angaben kann der Import in die Rechnungsprüfung nicht durchgeführt werden, und die Dokumente werden in der Dokumentenbox abgelegt:
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Abteilung
Klicke auf folgenden Link, um alle Informationen zur Bearbeitung der Dokumentenbox zu erhalten:
Dokumente überprüfen
Anzeigenkriterien und Optionen zur Weiterverarbeitung der zu überprüfenden Dokumente
Rechnung muss einem Lieferanten zugeordnet sein. Zuordnung zu einem Lieferant anhand:
UID
IBAN
GLN
Erreichen die Rechnungen schließlich den Prüfprozess, kann die Rechnung ggf. inhaltlich freigegeben, anschließend kontiert, sowie bezahlt werden. Während der Prüfung einer Rechnung können jedoch Warnhinweise auftreten, die durch orangefarbene Warnhinweisdreiecke angezeigt werden.
Beispiel: Warnhinweis bei Verkäufer
Die möglichen Fehlermeldungen in den Rechnungsdaten von MEINbusiness findest du untenstehend, jeweils ergänzt durch eine detaillierte Beschreibung zu jedem Feld.
In dieser Abbildung werden alle potenziellen Fehlermeldungen dargestellt, die auftreten können. Wir erläutern dir genau, welche Prüfungen durch MEINbusiness durchgeführt werden und welche Handlungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten dir in MEINbusiness zur Verfügung stehen um die Rechnung erfolgreich abzuschließen:
Was wird geprüft?
Abgleich UID aus der Rechnung, mit den UID Stammdaten in MEINbusiness
UID-Gültigkeit
Was sind deine Handlungsmöglichkeiten?
Überprüfe ob der Lieferant korrekt ist
Überprüfe ob die UID gültig ist
Überprüfe ob die UID auf der Rechnung richtig angedruckt ist
Was wird geprüft?
Abgleich der übermittelten/ausgelesenen GLN mit den Stammdaten
Anzeige eines Hinweises bei Nichtübereinstimmung
Was sind deine Handlungsmöglichkeiten?
Überprüfe ob die korrekte GLN angedruckt ist
Überprüfe ob die Rechnung auf der korrekten Abteilung liegt
Was wird geprüft?
Hinweistexte werden nicht erkannt.
Der Liefer- oder Leistungszeitraum muss im Datumsformat auf der Rechnung angegeben sein.
Was sind deine Handlungsmöglichkeiten?
Wird der Liefer- oder Leistungszeitraum bei bestimmten Rechnungen wiederholt nicht erkannt, obwohl er im Datumsformat angegeben wurde, kannst du unseren Support per Ticket kontaktieren. Unser Data Management-Team prüft, ob die Rechnung in Bezug auf den Liefer- oder Leistungszeitraum anpassbar ist.
Falls der Liefer- oder Leistungszeitraum nicht im Datumsformat angegeben wurde, wende dich an deinen Lieferanten und bitte ihn, dies entsprechend anzupassen.
Möchtest du den Liefer- oder Leistungszeitraum bearbeiten, klicke auf „Ändern“ und füge die entsprechenden Daten hinzu.
Hier kann lediglich ein zusätzliches Dokument zur Rechnung angehängt werden
Achtung: Dokument wird nicht im Buchungsexport mit übergeben.
Was wird geprüft?
Zahlungsziele und Fälligkeiten können in den folgenden Formaten erkannt werden:
In ausgeschriebener Form: 30 Tage
Im Datumsformat: 31.01.2025
Skonto kann in den folgenden Formaten erkannt werden:
Datum, bis zu dem eine Skontobedingung gültig ist: im Format TT.MM.JJJJ
Skontoprozent: Prozent des Skonto.
Skonto Betrag: Betrag in €
Was sind deine Handlungsmöglichkeiten?
Du kannst die Zahlungsdetails unter „Ändern“ anpassen.
Ebenso hast du die Möglichkeit, einen Skonto hinzuzufügen.
Erklärung zur Handhabung der IBAN-Stammdaten in MEINbusiness
In den Lieferanten-Stammdaten von MEINbusiness ist für jeden Lieferanten nur eine IBAN hinterlegt. Wenn der ausgelesene IBAN auf der Rechnung von den Stammdaten aus MEINbusiness abweicht, erscheint ein gelbes Warndreieck.
Was wird geprüft?
Es wird immer nur ein IBAN auf der Rechnung ausgelesen
Ein Warnhinweis zeigt, dass der IBAN der Rechnung nicht mit den Stammdaten in MEINbusiness übereinstimmt.
Was sind deine Handlungsmöglichkeiten?
In der inhaltlichen Prüfung:
Klicke auf „Ändern“ und passe den IBAN unten an.
Achtung: Diese Änderung gilt nur für die aktuelle Rechnung.
In der Abteilungslieferantenzuordnung:
Was ist eine Abteilungs-Lieferantenzuordnung?
In MEINbusiness bezeichnet die Abteilungslieferantenzuordnung die Funktion, mit der du Lieferanten bestimmten Abteilungen zuordnen kannst. Hierbei kannst du für jeden Lieferanten spezifische Daten wie die IBAN hinterlegen, die für Zahlungen verwendet werden sollen. So lässt sich sicherstellen, dass Zahlungen korrekt und effizient den jeweiligen Abteilungen und Lieferanten zugeordnet werden. Diese Zuordnung hat Vorrang vor den allgemeinen Stammdaten von MEINbusiness und ermöglicht eine präzisere Steuerung der Zahlungsprozesse.
Klicke dazu in den Rechnungsdaten/Abteilungs-Lieferantenzuordnung auf den Lieferanten.
Du gelangst zur Maske Abteilung-Lieferantenzuordnung
Klicke auf Ändern
Hier kannst du den IBAN ändern oder die Rechnung auf Lastschrift umstellen, indem du „Rechnungen werden außerhalb MEINbusiness bezahlt“ aktivierst.
Achtung: Die Änderung wird in den Stammdaten gespeichert und für diesen Lieferanten immer in der betreffenden Abteilung verwendet.
In der Zahlung:
Ändere den IBAN während der Prüfung, Erstellung oder Bearbeitung einer Zahlung.
Im Reiter Zahlen kannst du ganz einfach auf “Ändern” klicken um den IBAN abzuändern.
Achtung: Diese Änderung wird in den Stammdaten hinterlegt und für diesen Lieferanten in dieser Abteilung immer verwendet.
Ebenfalls hast du hier die Möglichkeit den Lieferanten auf Lastschrift umzustellen indem du auf den Button “Zahlung erfolgt nicht in MEINbusiness” klickst
Achtung: Diese Änderung wird nur für diese Rechnung übernommen und nicht in den Stammdaten (Abteilungs-Lieferantenzuordnung) auf Lastschrift umgestellt.
Möchtest du für alle künftigen Rechnungen des Lieferanten die Zahlung auf Lastschrift umstellen? Dann klicke zunächst auf „Zahlung erfolgt nicht in MEINbusiness“ und anschließend auf „Jetzt aktivieren“. Dadurch wird in den Stammdaten hinterlegt, dass dieser Lieferant künftig immer außerhalb von MEINbusiness bezahlt wird.
Definiere klar, wer für die Prüfung und Korrektur der IBAN verantwortlich ist:
Inhaltliche Prüfer?
Kontierer?
Zahlende?
Was wird geprüft?
Abgleich UID aus der Rechnung, mit den UID Stammdaten in MEINbusiness
UID-Gültigkeit
Was sind deine Handlungsmöglichkeiten?
Überprüfe ob der richtige Käufer erkannt wurde
Überprüfe die Gültigkeit der UID
Überprüfe ob die UID auf der Rechnung richtig angedruckt ist
Was wird geprüft?
Abgleich Käufer-GLN aus der Rechnung, mit den GLN Stammdaten in MEINbusiness
Abgleich der ausgegebenen GLN mit der Übermittlung
Was sind deine Handlungsmöglichkeiten?
Überprüfe, ob die Rechnung der richtigen Abteilung zugeordnet wurde.
Stelle sicher, dass die korrekte GLN auf der Rechnung angegeben wurde.
Falls die GLN falsch angedruckt ist, informiere deinen Lieferanten, dass er künftig die richtige GLN verwenden soll.
Ist die GLN korrekt, aber die Rechnung dennoch der falschen Abteilung zugeordnet, wurde sie höchstwahrscheinlich an die falsche INBOX-Adresse gesendet. Bitte informiere deinen Lieferanten darüber, dass die Rechnung möglicherweise an die falsche INBOX-Adresse gesendet wurde. Weise ihn darauf hin, künftig die korrekte INBOX-Adresse zu verwenden, damit die Rechnung der richtigen Abteilung zugeordnet werden kann.
Was wird geprüft?
Wird keine Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum ausgelesen, fangen wir diese in der Dokumentenbox ab damit du die Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ergänzen kannst.
Was sind deine Handlungsmöglichkeiten?
Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum lassen sich ganz einfach unter „Ändern“ anpassen.
Was wird geprüft?
Nettosumme
Steuerbasisbetrag
Steuerbetrag
Bruttobetrag
Steuergesamtbetrag
Rechnerische Gegenprüfung aller Werte
Erkennung von Rundungsdifferenzen
Was sind deine Handlungsmöglichkeiten?
Erscheint eine Fehlermeldung bei den Positionen, kannst du die Beträge ganz einfach mithilfe der Funktion „Ändern“ anpassen.
Dort hast du die Möglichkeit, den Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Bruttobetrag deiner Rechnung unkompliziert zu bearbeiten.
Ein orangefarbenes Warnhinweisdreieck kann auf folgende Punkte hinweisen:
Eingabefehler oder unvollständige Eingaben.
Fehlende Stammdaten in MEINbusiness.
Stammdaten Kunde und MEINbusiness sind abweichend.
Die Auslesung ist nicht korrekt → Bitte sende ein Ticket über das Helpdesk-Center. Unser Support-Team wird dir gerne dabei helfen, dein Anliegen schnellst möglich zu lösen.
