In diesem Beitrag möchten wir dir einen gesamten Überblick geben, wie alle deine Rechnungen in MEINbusiness gelangen. Dabei gehen wir darauf ein, wie der Aufwand für dich und dein Team minimiert werden kann, wie du zur bestmöglichen Datenqualität kommst und was zu beachten ist damit die Rechnungen ohne Zeitverzögerung dargestellt werden.
Wie kommen Rechnungen in MEINbusiness?
Es gibt zwei ideale Wege, auf denen deine Rechnungen in MEINbusiness kommen sollten:
- EDI-Rechnungen per Schnittstelle direkt vom Lieferanten an MEINbusiness
- Original PDF Rechnung per Mail an deine Inbox-Adresse
Vorteile hierbei:
- Weniger Arbeit für dich und dein Team.
- Rechnung werden schneller bearbeitet in MEINbusiness.
- Du stellst sicher, dass wir die beste Rechnungsqualität direkt vom Lieferanten erhalten.
Was verzögert oder behindert unseren Digitalisierungsprozess?
- Dokumente, die keine Rechnungen sind, gehören nicht an deine Inbox Adresse. Gib deinen Lieferanten hierfür eine eigene Mail Adresse bekannt, an welche diese Dokumente gesendet werden sollen. Zum Beispiel:
- Mahnungen
- Barbelege
- Preislisten
- AGB's
- Auftragsbestätigung
- Lieferscheine / Arbeitsberichte
- Newsletter etc.
- Zahlungsavise
- Mehrfach gesendete Rechnungen.
- Jede Rechnung nur 1x entweder per EDI oder PDF an MEINbusiness
- Vermeide es, die Rechnungen von den Lieferanten an mehrere Mail-Adressen senden zu lassen
- Manuell eingescannte Rechnungen.
- Rechnungen, die nicht direkt vom Lieferanten kommen.
- Der Lieferant, erfüllt nicht die Mindestanforderungen an eine PDF-Rechnung.
Weitere wichtige Hinweise
- In jeder PDF-Datei darf nur eine Rechnung sein. Mehrere Rechnungen in einer Datei können nicht verarbeitet werden.
- Mails ohne PDF werden an eine von dir festgelegte Adresse weitergeleitet.
- Keine eingescannten Papierrechnungen an MEINbusiness senden.
- Falls Lieferanten an andere Adressen Rechnungen senden, leite diese einmalig weiter und informiere deinen Lieferanten über deine MEINbusiness Inbox-Adresse, achte dabei darauf, dass die E-Mail Adresse des Lieferanten in der Mail ersichtlich ist.
- Kassenbelege gehören nicht in die Inbox. Alles was schon direkt bezahlt wurde kommt ins Kassenbuch.
- Wenn du regelmäßig bei deinem Supermarkt um die Ecke einkaufen gehst, lass dir dort eine Kundennummer anlegen und dir eine Rechnung zusenden.
- Es werden Rechnungsbeträge ausgelesen. Zahlbeträge, Gutschein oder ähnliches können nicht berücksichtigt werden.
- Solltest du mehrere Firmen & Inbox-Adressen haben, dann achte darauf, dass deine Lieferanten die Rechnungen jeweils an die korrekte Inbox-Adresse senden.
Zuordnung der Rechnung zu einer Abteilung / Kostenstelle anhand der GLN
MEINbusiness ordnet EDI-Rechnungen anhand der Liefer-GLN einer Kostenstelle zu. Dies kann auch bei bestimmten PDF Rechnungen genutzt werden. Damit dies auch bei PDF Rechnungen möglich ist müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein:
- Auf der PDF Rechnung ist einmal die Liefer-GLN im Bereich der Lieferanschrift angegeben. Nur dann kann die GLN auf der PDF Rechnungen "gefunden" und ausgelesen werden, zum Beispiel:
- Die Rechnung entspricht grundsätzlich unseren Voraussetzungen für PDF Rechnungen
- Bei diesem Lieferant wurde von MEINbusiness die GLN Auslesung bereits aktiviert, aktuell kann die GLN noch nicht bei allen Lieferanten ausgelesen werden. Wir ergänzend laufend neue Lieferanten für die GLN Auslesung.
Häufige Probleme warum die GLN nicht erkannt werden kann:
- GLN steht nicht bei der Lieferanschrift sondern im Feld: Bestellnummer, Kundennummer, Telefonnummer oder ähnliches
- Bei dem betreffenden PDF handelt es sich um ein "schlecht" eingescanntes Dokument
- Die GLN ist falsch. Also keine deiner Abteilungen hat diese GLN zugeordnet, welche auf der Rechnung angegeben ist
- Rechnungen von diesem Lieferant können von MEINbusiness noch nicht für die GLN Auslesung umgestellt werden.
- Die GLN ist nicht durch ein Leerzeichen vom vorherigen Text getrennt. Die bestmögliche Erkennung ist geben wenn "Liefer-GLN: 0000000000000" im Bereich der Lieferadresse angeben ist.