In MEINbusiness kann bei der Kontierung pro Kontenplan beliebig viele Split-Vorlagen angelegt, ausgewählt und bearbeitet werden. Auch nach Anwendung einer Vorlage kann die Buchung noch individuell abgeändert werden. Die Vorlagen dienen der Hilfestellung, Zeitersparnis und Automatisierung von Rechnungen und deren Buchungen, die aufgrund der Kostenstellen-Splittung komplexer sind.
Prozessschritte:
1. Buchung bearbeiten
2. Split-Fenster
3. Neue Vorlage erstellen
3.1. Gleichverteilung auf Kostenstellen
3.2. Prozentuelle Angabe pro Kostenstelle
3.3. Keine Vorbefüllung
4. aus Bestehenden Vorlagen Auswählen
5. bestehende Vorlagen verwalten/löschen
1. Buchung bearbeiten
Wenn die Kontierungsansicht einer Rechnung geöffnet ist, gelangt man durch den Button „Buchung bearbeiten“ in die Bearbeitungsmaske der Buchung.
Mit Klick auf das Drop-down Feld "Split" kann eine neue Vorlage erstellt werden.
2. Split-Fenster
In dem Split-Fenster werden nun alle bereits angelegten Vorlagen für diesen Kontenplan angezeigt.
Darunter gibt es die Möglichkeit, über den Button „+ Neue Vorlage“, weitere Split-Vorlagen anzulegen.
Über das daneben liegende kleine Zahnrad können bereits angelegte Vorlagen bearbeitet und gelöscht werden.
3. Neue Split-Vorlage erstellen
Über den Button „+ Neue Vorlage“ gelangt man in eine separate Ansicht. Hier muss ein Vorlagenname vergeben werden. Es kann aus drei verschiedenen Split-Modi gewählt werden, die sich alle auf die Aufteilung des Netto-Betrages beziehen.
- Gleichverteilung auf Kostenstellen: Der Netto-Betrag wird automatisch, gleichmäßig auf alle ausgewählten Kostenstellen verteilt.
- Prozentuelle Angabe pro Kostenstelle: Pro Kostenstelle kann ein prozentualer Anteil des Nettobetrages vergeben werden, somit wird der Betrag ebenfalls automatisch gesplittet.
- Keine Vorbefüllung: Es wird ausschließlich der Kostenstellen-Split gespeichert. Der Betrag muss bei der Buchung manuell eingegeben werden.
3.1. Gleichverteilung auf Kostenstellen
Hierbei wird der Nettobetrag automatisch und gleichmäßig auf alle ausgewählten Kostenstellen aufgeteilt.
Durch den Button „+ Kostenstelle hinzufügen“ kann eine für diesen Kontenplan bereits angelegte Kostenstelle in die Vorlage aufgenommen werden. Es erscheint ein Feld, indem aus allen zur Verfügung stehenden Kostenstellen ausgewählt werden kann.
Um mehrere Kostenstellen in die Vorlage aufzunehmen, müssen mithilfe desselben Buttons mehrere Felder erstellt werden.
Mithilfe des Papierkorb-Symbols wird das jeweilige Kostenstellen-Feld gelöscht.
Über den Button „Kostenstellen Split-Vorlage erstellen“ werden die vorgenommenen Einstellungen gespeichert und die Split-Vorlage kann beim Kontieren ausgewählt werden.
3.2. Prozentuelle Angabe pro Kostenstelle
Pro Kostenstelle kann ein prozentualer Anteil des Nettobetrags fixiert und somit automatisiert werden.
Über den Button „+ Kostenstelle hinzufügen“ kann eine für diesen Kontenplan bereits angelegte Kostenstelle in die Vorlage mit aufgenommen werden. Es erscheint ein Feld, aus dem allen zur Verfügung stehenden Kostenstellen ausgewählt werden kann.
Neben dem Feld für die Kostenstelle erscheint das „Prozentsatz-Feld“. Dort kann die prozentuelle Aufteilung des Nettobetrages mit bis zu 6 Ziffern eingegeben werden.
Im Prozent-Feld darunter werden die Prozentsätze aufsummiert und zur Kontrolle, der Gesamt vergebene Prozentanteil, dargestellt.
Die prozentuelle Aufteilung muss in Summe 100% ergeben, ansonsten lässt sich die Vorlage nicht abspeichern. Mithilfe des Papierkorb-Symbols kann das jeweilige Kostenstellen-Feld gelöscht werden.
Über den Button „Kostenstellen Split-Vorlage erstellen“ werden die vorgenommenen Einstellungen gespeichert und die Split-Vorlage kann beim Kontieren ausgewählt werden.
3.3. Keine Vorbefüllung
Es werden ausschließlich die Kostenstellen festgelegt. Die Beträge müssen dann bei der Buchung manuell zugewiesen werden.
Über den Button „+ Kostenstelle hinzufügen“ kann eine für diesen Kontenplan bereits angelegte Kostenstelle in die Vorlage mit aufgenommen werden. Es erscheint ein Feld, aus dem aus allen zur Verfügung stehenden Kostenstellen ausgewählt werden kann.
Um mehrere Kostenstellen in die Vorlage aufzunehmen, muss mithilfe desselben Buttons mehrere Felder erstellt werden.
Mithilfe des Papierkorb-Symbols kann das jeweilige Kostenstellen-Feld gelöscht werden.
Über den Button „Kostenstellen Split-Vorlage erstellen“ werden die vorgenommenen Einstellungen gespeichert und die Split-Vorlage kann beim Kontieren ausgewählt werden.
4. Aus bestehenden Vorlagen auswählen
Ist die Buchung im Bearbeitungsmodus geöffnet, gelangt man in das Split-Fenster. Wurden bereits Split-Vorlagen angelegt, werden diese direkt beim Ausklappen des Split-Feldes angezeigt.
Durch Klick auf den Namen der gewünschten Vorlage wird diese direkt auf die aktuell in Bearbeitung befindliche Buchung angewandt.
Das Sachkonto der Hauptbuchungszeile wird für alle neuen, durch die Vorlage, erstellten Buchungszeilen pro Steuersatz übernommen.
In der ersten Buchungszeile wird immer das ursprüngliche Aufwandskonto mit der Kostenstelle, auf welche die Rechnung eingespielt wurden, bestehen bleiben. Der Betrag in der ersten Buchungszeile wird abhängig vom gewählten Split-Modus dargestellt.
Bei der „Gleichverteilung auf die Kostenstellen“ wird die erste Buchungszeile mit 0 befüllt und diese Zeile beim Export ins Buchhaltungsprogramm nicht mit übertragen. Der Gesamt-Nettobetrag wird gleichmäßig auf die Buchungszeilen auf gesplittet.
Bei der „prozentuellen Angabe pro Kostenstellen“ wird die erste Buchungszeile mit 0 befüllt und diese Zeile beim Export ins Buchhaltungsprogramm nicht übertragen. Der Gesamtnettobetrag wird laut prozentualer Verteilung in der Vorlage auf die Buchungszeilen gesplittet.
Beim Split-Modus „Keine Vorbefüllung“ wird der Gesamtnettobetrag in der ersten Buchungszeile dargestellt und muss nun manuell auf die anderen Buchungszeilen verteilt werden. Durch das Zwischenspeichern, über den blauen Button „Speichern“, vermindert sich der Betrag in der ersten Buchungszeile immer um den auf die anderen Buchungszeilen verteilten Betrag.
Das Aufwandskonto, die Kostenstelle und der Betrag können bei Bedarf manuell abgeändert werden.
5. Bestehende Vorlagen verwalten/löschen
Ist die Buchung im Bearbeitungsmodus geöffnet, gelangt man in das Split-Fenster. Um bereits angelegte Vorlagen bearbeiten oder einzusehen, muss man im Split-Fenster auf das kleine Zahnrädchen rechts neben dem Button „+ neue Vorlage“ klicken.
Nun kommt man in eine neue Ansicht, in der die angelegten Vorlagen aufgelistet sind nach Name, Split-Modus und der Anzahl der Kostenstellen. Über den blauen Button „+ Neue Kostenstellen Split-Vorlage“ kann man sich eine neue Vorlage anlegen.
Rechts neben der jeweiligen Vorlage gibt es unterschiedliche Bearbeitungsfunktionen pro Vorlage
Über den Button „Anzeigen“ gelangt man in eine separate Ansicht in der genau aufgeschlüsselt ist welche Kostenstellennummer, Kostenstellenbezeichnung, mit welchem Steuersatz (abhängig vom gewählten Split-Modus) vorgeschlagen wird. Über den gelben Button „Ändern“ lässt sich die Vorlage abändern.
Über den Button „Ändern“ lassen sich die Parameter
der Vorlage direkt abändern.
Mithilfe des Buttons „Löschen“ kann eine Vorlage unwiderruflich entfernt werden.