In MEINbusiness können Zahlungsläufe erstellt werden, mithilfe derer mehrere Zahlungen in einer SEPA-Datei zusammengefasst ins Online Banking überspielt werden können. Der Import ins Online Banking geschieht individuell je nach Bank.

Folgende Themen werden hier beschrieben:

Geltungsbereich (wer darf/kann zahlen)
Zahlunsfreigabe
Auswahl der zu zahlenden Rechnungen
Teilzahlungen tätigen
Skontoabzug
Gutschriftenabzug
Bankkonto auswählen
SEPA herunterladen
gespeicherte/heruntergeladene Zahlungsläufe einsehen
Zahlungsstatus verändern
Zahlungslauf stornieren
Allgemeine Infos (Mahnspesen, IBAN, Abbucher, Skonto)

Geltungsbereich:
Benutzer in MEINbusiness welche die Berechtigung haben Zahlungen anzusehen und/oder auszulösen. Dient ausschließlich der Erstellung von Zahlungsläufen in MEINbusiness.

Prozessschritte:

- Zahlungsfreigabe

Die Zahlungsfreigabe ist abhängig vom gewählten Zahlungs-Workflow.

Automatisch nach Eingang: Rechnungen können unabhängig des Prüfprozesses jederzeit in den Zahlungslauf mit aufgenommen werden.
Manuell: Rechnungen müssen manuell von einem dazu Berechtigten Benutzer in MEINbusiness zur Zahlung freigegeben werden bevor sie in den Zahlungslauf mitaufgenommen werden können.
Automatisch nach inhaltlicher Freigabe: Rechnungen können erst nach inhaltlicher Freigabe in den Zahlungslauf mit aufgenommen werden.

Wenn die Zahlung lt. Workflow freigegeben wurde, verfärbt sich das Zahlungs-Icon im Rechnungsdashboard von grau auf blau und zeigt an das die Rechnung in den Zahlungslauf mit aufgenommen werden kann.

- Auswahl der Rechnungen

Die Auswahl der Rechnungen kann über zwei Wege erfolgen:

1. Auswahl einer einzigen Rechnung über Klick auf das Zahlungs-Icon im Rechnungsdashboard. Es öffnet sich ein DropDown-Feld in dem mit Klick auf den blauen Button „Bezahlen“ für diese eine Rechnung ein Zahlungslauf erstellt werden kann.

2. Auswahl von mehreren Rechnungen über den Reiter „Zahlen“ im Rechnungsdashboard.

Links vor der Rechnungsnummer scheinen bei den zur Zahlung freigegebenen Rechnungen graue Kästchen auf, die angehakt werden können. Durch Anhaken des grauen Kästchens vor der Überschrift „Rechnungs Nr.“ können alle zur Zahlung freigegebenen Rechnungen auf einmal ausgewählt werden.

Beim Setzen von Hacken in den grauen Kästchen erscheint über den Spaltenüberschriften ein graues Band in dem angezeigt wird:

- wie viele Rechnungen wurden ausgewählt
- die Summe der aller Ausgewählter Zahlungsbeträge

Die getroffene Auswahl kann nun über den gelben Button „verwerfen“ wieder gelöscht werden oder über den blauen Button „Zahlen“ in einen provisorischen Zahlungslauf übernommen werden.

Wenn eine Rechnung kein graues Kästchen vor der Rechnungsnummer aufweist und somit nicht in den Zahlungslauf genommen werden kann, kann es daran liegen das für den Kreditoren kein IBAN angelegt wurde. Dies lässt sich überprüfen in dem man auf das Zahlungs- „Icon“ klickt. In dem DropDown-Feld, das sich daraufhin öffnet sollte vermerkt sein ob der IBAN fehlt bzw. warum die Rechnung nicht in den Zahlungslauf mit aufgenommen werden kann.

In diesem Fall sollte dem MEINbusiness-Support unter support@meinbusiness.zendesk.com der korrekte IBAN zur Hinterlegung mitgeteilt werden.

-Teilzahlungen

Im provisorischen Zahlungslauf werden die Rechnungsnummer, der Kreditor, das Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, gegebenenfalls Skonto und der gesamt offene Betrag angezeigt. Am rechten Rand im Feld (Zahlungsbetrag) wird immer der gesamte offene Betrag automatisch angegeben.

Für eine Teilzahlung klickt man in dieses Feld und passt den Betrag über die Höhe der gewünschten Teilzahlung an. Zu beachten! Der eingegebene Betrag muss verpflichtend immer kleiner sein als der Offene Betrag. Es kann keine Überzahlung stattfinden.

Sobald ein kleinerer Betrag ins Feld des Zahlungsbetrages eingegeben wurde, erscheint eine Spalte mit dem Restbetrag. Dieser Betrag wird auch im „Zahlen“ Reiter im Rechnungsdashboard als offen angezeigt. Der Überweisungsbetrag wird inklusive der Verminderung durch die Teilzahlung angezeigt.

- Skontoabzug

Bei Rechnungen, auf denen ein Skontoabzug angegeben ist kann dieser im System auch abgezogen werden. (Siehe Zahlungskonditionen hinzufügen/abändern). Hierzu kann nach der Auswahl der Rechnungen in den provisorischen Zahlungslauf in der Spalte „Skonto“ ein Haken im grauen Feld gesetzt werden.

Bei Rechnungen, die innerhalb der angegebenen Skontofirst in einen Zahlungslauf mit aufgenommen werden, ist dieser Haken automatisch gesetzt.

Bei Rechnungen, die nach Ablauf der angegebenen Skontofrist in einen Zahlungslauf mit aufgenommen werden, kann dieser Haken manuell gesetzt werden.

Beim Setzen des Hakens zum Skonto-Abzug verändert sich der Offene und Zahlungsbetrag augenblicklich um den Skonto Prozentsatz.

- Gutschriftenabzug

Im „Zahlen“ Reiter des Rechnungsdashboards gibt es bei Gutschriften kein graues Kästchen vor der Rechnungsnummer das angehakt werden kann.

Wenn eine Rechnung vom selben Lieferanten für den Zahlungslauf ausgewählt wird, dann erscheinen im provisorischen Zahlungslauf automatisch alle offenen Gutschriften dieses Lieferanten zum Abzug.

Durch das Anklicken des grauen Kästchens vor der Gutschriftennummer kann wiederum individuell entschieden werden ob diese Gutschrift von der oben angegebenen Rechnung desselben Lieferanten abgezogen werden soll.

Um den Gutschriftenbetrag vermindert sich dann auch der Gesamt-Überweisungsbetrag des Zahlungslaufes.

- Bankkonto für Abbuchung auswählen

Unter dem Überweisungsbetrag lässt sich nun mithilfe des DropDown-Feldes das Bankkonto auswählen vom dem aus der Zahlungslauf überwiesen werden soll. Zur Auswahl stehen die beim SetUp bekannt gegebenen Bankkonten pro Firma.

- SEPA Herunterladen

Unter dem Auswahlfeld des Bankkontos kann nun über den blauen Button „Zahlungslauf speichern“ die SEPA-Datei generiert werden, in der keine nachträglichen Änderungen mehr möglich sind.

Nachdem der Zahlungslauf gespeichert wurde, wird am linken oberen Rand mit Datum und Uhrzeit angezeigt, wann der Zahlungslauf gespeichert wurde. Unter dem Zahlungslauf gibt es nun den großen blauen Button „SEPA-Datei herunterladen“. Mit Klick auf diesen Button ladet es die SEPA-Datei in den Downloads-Ordner des Rechners von wo aus die Rechnung manuell ins jeweilige Online Banking importiert werden kann.

- gespeicherte/heruntergeladene Zahlungsläufe einsehen

Im Rechnungsdashboard gibt es zwei Möglichkeiten sich die gespeicherten und heruntergeladenen Zahlungsläufe im Nahhinein nochmals anzusehen. Einmal über den Button am oberen Rand oder über dem Reiter „Alle“.

Hier werden die neuesten Zahlungsläufe ganz oben angezeigt und die Älteren Zahlungsläufe sind chronologisch darunter gereiht.

Es werden angezeigt:
- das Datum an dem der Zahlungslauf gespeichert wurde
- das Bankkonto von welchem die Beträge abgebucht werden
- der Gesamt-Überweisungsbetrag
- Anzahl der Rechnungen im Zahlungslauf und Symbol für den Status der Rechnung
- die Rechnungsnummern jener Rechnungen die im Zahlungslauf enthalten sind

Über den Button „Anzeigen“ am rechten Rand kann man sich den Zahlungslauf im Detail nochmals ansehen und gegebenenfalls nochmals die SEPA-Datei herunterladen.

-Zahlungsstatus verändern

Eine Zahlung kann 3 Modi haben:

Zahlung bestätigt: das Geld ist laut Online Banking tatsächlich vom Bankkonto abgegangen

Zahlung in Bearbeitung: der Zahlungslauf wurde im MEINbusiness erstellt

Zahlung abgewiesen: die Rechnung soll wieder zur Bezahlung im Reiter „Zahlung“ aufscheinen

Der Standard-Modus beim Herunterladen der SEPA-Datei ist immer „Zahlung in Bearbeitung“.

Durch Klick auf „Anzeigen“ in der Ansicht der bereits getätigten Zahlungsläufe kann beim Zahlungslauf der Status der Rechnung geändert werden.

In dieser Ansicht wird angezeigt:

- Die Rechnungsnummer
- Kreditor/Zahlungsempfänger mit Adresse
- IBAN des Kreditor/Zahlungsempfängers
- Überweisungsbetrag der Rechnung
- Zahlungsreferenz (in der SEPA-Datei immer die Rechnungsnummer)
- Von welchem Konto das Geld abgebucht wurde

Über den orangen Button „Zahlungsstatus aktualisieren“ am linken unteren Rand lässt sich der Zahlungsstatus bearbeiten.

Hier bieten sich die Optionen:

- Erstellt: Zahlung wurde in einen Zahlungslaug mitaufgenommen und gespeichert.
- In Bearbeitung: Zahlung wurde in einen Zahlungslauf mitaufgenommen und die SEPA-Datei ins Online Banking importiert
- Abgeschlossen: Die Zahlung wurde lt. Online Banking vom Bankkonto abgebucht
- Abgelehnt: Die Zahlung wird zurückgesetzt und kann in einen neuen Zahlungslauf mitaufgenommen werden

Über den blauen Button „Zahlung aktualisieren“ wird die Auswahl gespeichert und für diese eine Zahlung übernommen.

Zahlungslauf stornieren:

Um einen Zahlungslauf zu stornieren, muss der zu stornierende Zahlungslauf angezeigt werden. Bei jeder einzelne Buchung muss dann der Zahlungsstatus auf "abgelehnt" abgeändert werden.

Info:

- Mahnspesen + Verzugszinsen außerhalb MB bezahlen
Etwaige Mahnspesen oder Verzugszinsen, die sich ergeben, können nicht durch einen Zahlungslauf über MEINbusiness beglichen werden. Diese müssen manuell über das Online Banking überwiesen werden.

- Abbucher/Lastschrift Mandate + IBAN hinterlegen

Hier wird erklärt wie ein Abbucher + ein IBAN hinterlegt werden kann.

- Zahlungskonditionen hinzufügen/abändern
Zahlungskonditionen müssen grundsätzlich korrekt vom Lieferanten auf der Rechnung angegeben werden. Nur so können sie bei der Zahlung im MEINbusiness bedacht werden. Für Ausnahmen gibt es die Möglichkeit pro Rechnung das Zahlungsziel und den Skontoabzug zu bearbeiten. Diese Änderungen müssen unbedingt vorgenommen werden bevor die Zahlung in einem Zahlungslauf gespeichert wird.

Hierfür steigt man im Rechnungsdashboard über Klick auf die Rechnungsnummer ins Rechnungsdetail ein.

Dann klickt man im rechten Eck über den ausgelesenen Beträgen auf den Button „Details“.

Wenn man nun ans Ende des Ersten Rechnungsblattes scrollt stehen dort im linken unteren Eck die „Zahlungsbedingungen“ Wenn man mit der Maus rechts neben das Wort fährt, erscheint in kleiner blauer Schrift das Wort „Ändern“.

Mit Klick auf diesen „Ändern“ Button öffnet sich die Bearbeitungsansicht. Es kann hier das Nettozahlungsziel abgeändert oder über den Button „Skonto hinzufügen“ die Skontofrist und der Skontosatz eingegeben werden.