Es gibt nun eine Möglichkeit in der Kontiermaske direkt ein neues Kreditorenkonto anzulegen und dieses dann einfach und schnell im Kontierregelsatz mit den Lieferantenstammdaten zu verbinden. Somit kann das korrekte Kreditorenkonto automatisiert vorgeschlagen werden.
Geltungsbereich:
Benutzer welche in MEINbusiness die Berechtigung zur Freigabe, Kontrolle und Bearbeitung der Kontierung haben.
Prozessschritte:
- Funktion Kontenplan
- Funktion Kontierregelsatz
- Zugang über Kontiermaske für Neuanlage einer Zuordnung
- Anlage eines neuen Kreditorenkonto und Verbindung im Kontierregelsatz
- Auswahl eines bestehenden Kreditorenkonto und Verbindung im Kontierregelsatz
- Hinterlegung Aufwandskonten und Kostenstellen
- Zugang über Kontiermaske in eine Bestehende Zuordnung
1. Funktion Kontenplan
Im Kontenplan in MEINbusiness können folgende Kontenarten angelegt werden:
- Aktive Konten
- Passive Konten
- Ertragskonten
- Aufwandskonten
Für die Anlage von Kreditorenkonten muss verpflichtend eine Kontonummer, ein Kontenname und eine Kontoart ausgewählt werden. Zusätzlich kann noch die Kostenstellenbuchung für dieses Konto bestimmt werden.
2. Funktion Kontierregelsatz
Im Kontierregelsatz werden die Automatismen für die Kontierung gesteuert.
Durch Zuordnungen von Aufwandskonten mit Warengruppen wird eine automatisierte Artikelkontierung erreicht.
Durch die Zuordnung von Kreditorenkonten mit Lieferantenstammdaten wird dieses Konto bei der Kontierung automatisch korrekt vorgeschlagen. Auf diese Zuordnung lassen sich Aufwandskonten hinterlegen die dann für diese Kreditoren immer automatisch vorgeschlagen werden.
3. Zugang über Kontiermaske für Neuanlage einer Zuordnung
In der Kontiermaske wird noch vor der Bearbeitung der Kontierung, durch eine Fehlermeldung angezeigt, das für diese Buchung kein Kreditorenkonto automatisch vorgeschlagen wird. Ohne Kreditorenkonto kann keine Kontierung freigegeben und über den Buchungsexport ins Finanzbuchhaltungsprogramm übertragen werden.
Nun gibt es zwei Möglichkeiten:
Es muss entweder ein neues Kreditorenkonto im Kontenplan angelegt und im Kontierregelsatz verbunden werden.
Oder:
Für ein bereits angelegtes Kreditorenkonto fehlt noch die Zuordnung im Kontierregelsatz.
In der Kontiermaske kommt man über die blau hinterlegten Worte "Lieferverbindlichkeitskonto anlegen" in die Bearbeitungsansicht des Kontierregelsatzes.
4. Anlage eines neuen Kreditorenkonto und Verbindung im Kontierregelsatz
Es öffnet sich die Bearbeitungsansicht des Kontierregelsatzes.
Bereits vorausgefüllte Felder sind.
- Typ: Lieferverbindlichkeit (für die Zuordnung von Kreditorenkonto mit Lieferantenstammdaten)
- Datensatz: Name des Lieferanten lt. den Lieferantenstammdaten
Um nun ein neues Kreditorenkonto anzulegen muss auf den blau hinterlegten Text "Neues Konto erstellen" geklickt werden.
Nun erscheint ein zusätzliches Feld in dem eine neue Kreditorennummer eingegeben werden kann. Das Feld "Name" wird automatisch mit dem Namen aus dem Stammdaten (siehe Feld "Datensatz") befüllt. Die Auto-Befüllung des Namens kann überschreiben werden.
Durch klick auf den blauen Button "Kontozuordnung erstellen" wird das neu angelegte Kreditorenkonto im Kontenplan und zeitgleich die Zuordnung im Kontierregelsatz angelegt. Man wird in die Kontiermaske zurück geleitet in der das Kreditorenkonto nun automatisch vorgeschlagen wird.
Die Buchung kann nun weiter bearbeitet werden.
5. Auswahl eines bestehenden Kreditorenkonto und Verbindung im Kontierregelsatz
In der Bearbeitungsansicht des Kontierregelsatzes kann im Feld "Konto" aus bereits angelegten Kreditorenkonten ausgewählt werden. Das Konto wird mit den Lieferantenstammdaten im Feld "Datensatz" verbunden.
Durch klick auf den blauen Button "Kontozuordnung erstellen" wird das neu angelegte Kreditorenkonto im Kontenplan und zeitgleich die Zuordnung im Kontierregelsatz angelegt. Man wird in die Kontiermaske zurück geleitet in der das Kreditorenkonto nun automatisch vorgeschlagen wird.
Die Buchung kann nun weiter bearbeitet werden.
6. Hinterlegung Aufwandskonten und Kostenstellen
In der geöffneten Bearbeitungsansicht des Kontierregelsatz können ein oder mehrere Aufwandskonten auf die betreffende Zuordnung hinterlegt werden. Diese Hinterlegungen führen zu Kontiervorschlägen die jedoch weiterhin manuell abgeändert werden können und freigegeben werden müssen.
- Hinterlegung eines einzigen Aufwandkontos
Im Feld "Aufwandskonto für alle Buchungen eines Lieferanten" kann nun ein Aufwandkonto hinterlegt werden. Somit wird der Nettobetrag einer Rechnung gesamt diesem Aufwand zugeordnet.
- Hinterlegung mehrerer Aufwandskonten
Über den Button "Aufteilung hinzufügen" können nun mehrere Felder für Aufwandskonten erstellt werden. Das Feld "Aufwandskonto für alle Buchungen dieses Lieferanten" muss mit dem Evidenzkonto befüllt werden. Der Nettobetrag in der Buchung wird auf einem Evidenzkonto dargestellt und muss nun manuell auf die vorgeschlagenen Konten aufgeteilt werden.
- Kostenstellen pro Aufwandskonten vergeben
Bei der Hinterlegung mehrerer Aufwandskonten kann pro Konto eine separate Kostenstelle vergeben werden. Hierzu wird im Feld "Kostenstelle Buchhaltung" die betreffende Kostenstelle ausgewählt. Diese Auswahl wird automatisch im Kontiervorschlag angewandt und kann manuell abgeändert werden.
- prozentuale Aufteilung Nettobetrag
Bei der Hinterlegung mehrerer Aufwandskonten kann pro Konto der Nettobetrag prozentual aufgeteilt werden. Diese Aufteilung wird dann automatisch im Kontiervorschlag angewandt und kann manuell abgeändert werden.
Durch klick auf den Button "Kontozuordnung erstellen" werden die Änderungen gespeichert und auf die aktuelle und alle zukünftigen Buchungen übernommen.
7. Zugang über Kontiermaske in eine Bestehende Zuordnung
Bei einer bereits bestehenden Zuordnung des Kreditorenkontos im Kontierregelsatz erscheint in der Kontierungsmaske nun die blau hinterlegte Schrift "Kred. Nr. - Kreditorkontenname: Stammdatenname". Über diesen Button kann eine bestehende Zuordnung geöffnet werden um beispielsweise Aufwandskonten zu hinterlegen und somit den Automatisierungsgrad zu erhöhen.
