In der Dokumenten Box werden dir alle PDF Dokumente angezeigt, die MEINbusiness nicht automatisch als Rechnung erkennen und in die Rechnungsprüfung importieren konnte. Dies können zum Beispiel Mahnungen, Artikelstatistiken oder andere PDF Dateien sein. Welche weiteren Gründe es gibt, dass ein Dokument in der Dokumenten Box angezeigt wird, ist in diesem Beitrag beschrieben. Auch beschreiben wir hier die verschiedenen Wege, Dokumente aus dieser Box zu entfernen oder als Rechnung zu importieren.
Warum landen Dokumente in der Box?
Es gibt Hauptsächlich die folgenden Ursachen dafür, das Dokumente in der Box landen und von dir bearbeitet werden müssen, wie viele Dokumente dort landen kannst du selber beeinflussen. Wie du dies am besten machen kannst erfährst du in diesem Beitrag.
Rechnungsdubletten
Die erste Fehlermeldung ist die Rechnungsdublette. Eine Rechnung wird als Dublette erkannt, wenn folgende drei Kriterien erfüllt sind:
- Die Dublette hat die idente Rechnungsnummer
- Das Rechnungsdatum ident
- Der Lieferant ist ident
Rechnungsdubletten sind immer mit der bereits importierten Rechnung über das blaue Kettensymbol verlinkt.
Wenn du denkst, dass die Rechnung trotzdem ins System gehört, musst du lediglich die Rechnung welche schon im System ist rechtlich ablehnen und archivieren und für die neue Rechnung die manuelle Prüfung durch unser Team anfordern. Hierzu klickst du auf "". Wenn du dir sicher bist, dass es sich um eine doppelte Rechnung handelt, kannst du diese mit dem Knopf "
" aus dem System entfernen.
Unklare Dokumente
Bei dem zweiten Fall handelt es sich um Dokumente, welche keine Rechnung beinhalten. So zum Beispiel:
- Quittungen
- Zahlungserinnerungen
- Serviceberichte (Rapporte)
- Mahnungen
Diese erkennst du mit dem Fehler "nicht verarbeitbar".
Mit dem Klick auf kannst du dir das Dokument anzeigen lassen. Wenn es sich hierbei tatsächlich um eine Rechnung handelt, kannst du eine manuelle Prüfung durch unser MEINbusiness Team anfordern. Hierzu klickst du auf "
". Ansonsten kannst du dir die PDF, zu deiner weiteren Verwendung, auf deinen Computer herunterladen und diese dann mit dem Knopf "
" aus dem System entfernen.
Ungültiges Rechnungsformat
Bei diesem Lieferant haben wir eine EDI-Anbindung hier solltest du EDI Rechnungen in höchster Qualität erhalten. Bitte sprich mit deinem Lieferanten, damit dieser dir EDI Rechnungen übermittelt. Solltest du dabei Probleme haben oder weitere Informationen benötigen, dann wende dich bitte an unseren Support.
Ungenügende Auslesung
Aus verschiedenen Gründen kann es vorkommen, das MEINbusiness nicht alle erforderlichen Pflichtfelder in der Auslesung erkennt. Dies passiert vor allem bei eingescannten Dokumenten mit schlechter Qualität oder weil einzelne Merkmale tatsächlich auf der Rechnung fehlen. Wir arbeiten stetig daran die Qualität unserer Auslesung zu verbessern, und auch die Rechnungen von neuen Lieferanten bestmöglich zu erkennen. Sollten dennoch Rechnungen in der Dokumenten Box landen, kannst du die nicht erkannten Rechnungsdaten manuell ergänzen.
Wie können die Dokumente aus der Box bearbeitet werden?
Es gibt im wesentlichen drei verschiedene Optionen mit denen die Dokumente wieder aus der Box entfernt werden können. Zusätzlich ist es immer möglich ein Dokument Herunterzuladen.
Löschen
Dokumente die keine Rechnungen sind, können heruntergeladen und anschließend aus MEINbusiness gelöscht werden. Bitte informiere deine Lieferanten, damit nur Rechnungen an deine Inbox Adresse gesendet werden.
Manuelle Prüfung
Wenn der Button Manuelle Prüfung angezeigt wird, konnte MEINbusiness dieses Dokument nicht als Rechnung erkennen oder dieses Dokument keinem Lieferanten in unserer Datenbank zuordnen. Dies kann zum Beispiel vorkommen wenn dieser Lieferant zum ersten Mal eine Rechnung an MEINbusiness sendet. Sollte das betreffende Dokument eine Rechnung sein, die importiert werden soll, kannst du uns dies zur "Manuellen Prüfung" übermitteln.
Dokumente welche sich in der manuellen Prüfung befinden, werden die so lange in der Dokumenten Box angezeigt, bis diese durch unser Team bearbeitet worden sind.
Rechnungsdaten ergänzen / Rechnung erstellen
Wenn MEINbusiness das Dokument einem Lieferanten zuordnen konnte (erkennbar am LKW Symbol), aber nicht alle erforderlichen Rechnungsmerkmale auslesen konnte wird kann dieses Dokument als Rechnung importiert werden. Dazu müssen die fehlenden Rechnungsdaten ergänzt werden. Dies ist über Rechnungsdaten ergänzen möglich, dort müssen alle angezeigten Felder befüllt werden.
Wenn die Felder befüllt und die Änderungen gespeichert wurden, kann die Rechnung via "Rechnung erstellen" in das Rechnungs-Dashboard importiert werden.
Sollten noch weitere Rechnungsmerkmale geändert werden müssen, dann ist dies über "Rechnungsdetails bearbeiten" oder "Ändern" möglich.
Bitte prüfe manuell erstellte Rechnungen besonders genau und ergänze alle Rechnungsmerkmale, damit deine Rechnungsdaten korrekt und vollständig an Drittsysteme weitergegeben werden können.