1. Was ist ein Artikelsortiment?
Artikelsortimente dienen dazu, die Einkaufsartikel/Bestellartikel einzugrenzen, um den idealen Einkauf zu erzielen.
Als Beispiel:
Wir hinterlegen nur die verhandelten Artikel damit die vereinbarte Ersparnis erreicht wird und keine Fehlkäufe getätigt werden können.
Artikel A soll bei Lieferant X gekauft werden, der Küchenchef bestellt ihn aber immer bei Lieferant Y.
2. Vorbereitung
Im ersten Schritt wird eine Aufstellung in Excel der zu bestellenden Artikel vorbereitet.
Dies kann auch in gemeinsamer Ausarbeitung erfolgen.
diese Punkte müssen besprochen werden:
- Welche Abteilungen sollen auf das jeweilige Artikelsortiment Zugriff haben?
- Welche Lieferanten werden eingegrenzt?
- Wie sollen die Sortimente aufgeteilt werden? (nach Lieferant, nach Lieferant mit Spezifikation z.B. Non Food Sortiment separat)
- Artikeldaten werden benötigt (Lieferant, Artikelnummer, Artikeltext, Artikel-ID laut MB)
3. Erstellung eines neuen Artikelsortiments
Sobald das Sortiment fertig ausgearbeitet ist, kann man es in MEINbusiness einspielen.
Dazu geht man in das Tool "Artikelsortimente":
Nun kann man ein neues Artikelsortiment hinterlegen - vorzugsweise pro Lieferant, aber individuell gestaltbar.
z.B.
Lieferant xy FOOD
Lieferant xy NON FOOD
1. Bezeichnung festlegen - das ist jedem selbst überlassen.
Für gewöhnlich wird der Name des Lieferanten verwendet.
2. Anschließend werden die Abteilungen der Organisation hinterlegt, die auf dieses Sortiment Zugriff haben sollen.
Dann auf "Artikelsortiment erstellen" klicken.
3.1. Artikeleinspielung
Der nächste Schritt ist die Hinterlegung der Artikel. Auch hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:
Variante a):
manuelle Eingabe des Artikels
den Lieferanten auswählen und anhand der Artikelnummer oder Artikeltext das Produkt auswählen:
auf "Artikel erstellen" klicken und erledigt :-)
nun haben wir den Artikel im Sortiment drin
Variante b):
Es gibt eine weitere Möglichkeit, einen Artikel schnell im Artikelsortiment hinzuzufügen:
1. gehe in die Ansicht des Einkaufskatalogs
2. wähle den gewünschten Lieferanten aus
3. gehe ganz nach unten zur Aufstellung der Einkaufsartikel
man kann bei den einzelnen Artikel das gewünschte Sortiment wählen und hinterlegen:
Variante c) (wird nicht genutzt):
wie bereits oben genannt, haben wir die ID-Nummern der Artikel in unserer Excel-Aufstellung ergänzt.
diese können nun alle kopiert und mit einem Klick alle eingefügt werden:
auf "Artikel hinzufügen" klicken - erledigt :-)
jetzt sind alle Artikel im Sortiment hinterlegt:
Die Artikel können jederzeit gelöscht, geändert oder ergänzt werden.
4. Bestellvorgang
Damit die Abteilungen auch korrekt bestellen, müssen sie in der Bestellansicht (Artikelkatalog) nach dem benötigten Artikelsortiment filtern.
Wie anfangs erwähnt, haben sie nur Zugriff zu den eingegrenzten Artikeln.
5. Wartung der Sortimente
Die kontinuierlichen Pflege und Überprüfung von Artikeln mit Warnungen ist essentiell, um einen sauberen Bestellprozess zu ermöglichen.
In der Übersicht der Artikelsortimente erkennt man auf einem Blick, wo es Artikel mit Warnungen gibt:
Klickt man auf das Warnsymbol, erscheinen alle Artikel die, aufgrund der übermittelten Daten der Lieferanten, nicht mehr verfügbar sind.
Gründe für nicht verfügbare Artikel könnten sein:
- Auslistungen / Abtausch
- zu geringe Lagerbestände
- bestimmte Verfügbarkeitszeiträume (Saisonartikel)
- geänderte Einheiten
- (Ausnahme: falsch übermittelte Daten des Lieferanten)
Diese Artikel gilt es zu prüfen und zu ersetzen.
Dazu klickt man auf das Symbol "Artikel ersetzen" und man kommt sofort in die Ansicht des Artikelkatalogs (im Bearbeitungs-Modus)
hier kann man prüfen, ob ein geeigneter Ersatzartikel vorhanden ist und ihn abtauschen.
Sollte es keinen passenden Ersatz geben, gibt es drei mögliche TO DO's
1) man kann entweder den nicht verfügbaren Artikel löschen (wenn er nicht benötigt wird)
2) versuchen, einen passenden Ersatzartikel im Einkaufskatalog zu finden und zu ergänzen, diesen anschließend dem Artikelsortiment hinzufügen
3) ist kein Ersatzartikel auffindbar, per Ticket den gewünschten Artikel an MEINbusiness melden, damit er beim Lieferanten angefragt wird und über den Pricat ins System übermittelt wird.