Diese Beschreibung soll MEINbusiness-Kunden helfen die E2N Personal Schnittstelle in 4 einfachen Schritten einzurichten, damit die Daten richtig in MEINbusiness eingespielt werden können und das Berichtswesen mit Personaldaten von E2N optimiert wird.
1. Schritt - API Token
MEINbusiness benötigt den kundenspezifischen API Token aus E2N. Diesen findet man unter den Benutzereinstellungen (rechts oben) --> Verwaltung --> REST API.
Falls hier noch kein API-Key generiert wurde, kann dies mit dem Feld "Generieren" erfolgen.
WICHTIG: Diesen API Token bitte per Mail an MEINbusiness senden. Bitte den Code direkt in das Mail reinkopieren.
Achtung: Wenn es mehrere Standorte in E2N gibt - gibt es auch mehrere API Token. Bitte pro Standort den API-Token zusenden.
2. Schritt - MEINbusiness Kostenstellen ID hinterlegen
Im nächsten Schritt müssen die Kostenstellen IDs aus MEINbusiness in E2N hinterlegt werden. Die MEINbusiness IDs sind bei jedem Kunden individuell. Diese IDs sind sozusagen die Identifikationsnummern der einzelnen Abteilungen in MEINbusiness.
In MEINbusiness:
Die IDs der Abteilungen sind über das Logo rechts oben im Benutzerbereich der Org-Admins über Stammdaten --> Abteilungen zu finden. Dort sind pro Abteilung (hier "Name") die IDs links in der ersten Spalte aufgelistet. Hier zum Beispiel die ID 2222 für die Abteilung Küche.
In E2N:
Unter Profil --> Verwaltung und Arbeitsbereiche können die IDs dann hinterlegt werden. Hier in E2N wird dann zum Beispiel die MEINbusiness-ID "2222" von der Abteilung Küche ebenfalls beim Arbeitsbereich Küche hinterlegt.
--> Die Kostenstelle kann rechts bei jedem Arbeitsbereich unter dem Stiftzeichen bearbeitet bzw. ergänzt werden.
In gewissen Fällen kann es auch Sinn machen, bei gewissen Arbeitsbereichen (Bsp. Marketing, Verwaltung, Buchhaltung, etc.) keine Kostenstellen ID zu hinterlegen. Dann werden die Daten entweder nicht in MEINbusiness übertragen und landen somit auch nicht in den Produktivitätsberichten. Alternativ können diese Arbeitsbereiche aber auch einer neutralen Verwaltungs-Abteilung in MEINbusiness (wenn vorhanden) zugeordnet werden.
WICHTIG: Hier bitte einen Screenshot der eigenen Kostenstellen und Arbeitsbereiche an MEINbusiness per Mail senden.
Diese 2 Schritte sind notwendig, um die Stunden der Mitarbeiter für die Produktivitätsauswertungen darzustellen.
3. Schritt (Optional) - Überprüfung und Anlage der Gehälter/Stundenlöhne der Mitarbeiter
Damit die produktiven Personalkosten korrekt im MEINbusiness Dashboard dargestellt werden können, müssen die Gehälter bzw. Stundenlöhne aller Mitarbeiter hinterlegt sein. Dies kann bei den jeweiligen Mitarbeitern überprüft bzw. vorgenommen werden. Im Register Mitarbeiter --> Klick auf Vorname oder Nachname des Mitarbeiters
--> Weiter unter links Einstellungen --> Abrechnung
Dort kann dann unter "Lohn & Gehalt" die jeweilige Form der Entlohnung gewählt werden.
Werden Gehälter hinterlegt, kann über "Optionale Informationen" trotzdem ein Stundenlohn in der Schnittstelle übermittelt werden. Ansonsten wird der hinterlegte Stundenlohn bei "Lohn & Gehalt" verwendet.
4. Schritt (Optional) - Lohnnebenkostenpauschale
Im letzten Schritt muss überprüft werden, ob die Lohnnebenkostenpauschale richtig hinterlegt wurde. Dies findet man unter: Profil - Einstellungen - Tagebuch - "Info" bei Kosten/Stunde
Unter dem blauen Info Button findet man eine Komplettübersicht der hinterlegten Pauschalen.
Schritt 3 und 4 sind nur nötig, wenn in MEINbusiness Berichte inkl. produktiven Personalkosten bereitgestellt werden sollen.
Info:
- Die Formel zu den Mitarbeiterkosten berechnet sich lt. e2n wie folgt:
Arbeitszeit * (Stundenlohn + Stundenzulage) + Lohnnebenkosten + Zuschläge
Für Mitarbeitende, die keinen Stundenlohn hinterlegt haben (zum Beispiel Gehaltsempfänger), wird als Berechnungsgrundlage der kalkulatorische Stundenlohn laut deiner BWA herangezogen.
- Werden in der Mitarbeiterübersicht in MEINbusiness die Personaldaten mit einer 6-stelligen Nummer statt einem Vor- & Zunamen dargestellt, liegt die Ursache vermutlich darin, dass dieser Mitarbeiter nicht mehr in E2N zu finden ist bzw. in E2N gelöscht wurde. Falls dies nicht der Fall ist, bitte an den Support wenden.
- Bitte auch beachten, dass die dargestellten produktiven Personalkosten in MEINbusiness höher ausfallen können, wenn beim jeweiligen Mitarbeiter unter "Einstellungen" --> "Pauseneinstellung" der Haken bei "Automatische Pausen werden bezahlt" gesetzt ist.
- Werden Mitarbeiter angezeigt, die "0 Stunden" gearbeitet haben, liegt das daran, dass die Mitarbeiter eingestempelt, aber nicht ausgestempelt haben.