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Für alle, die Waren für den Betrieb einkaufen oder sonstige Rechnungen für den Betrieb erhalten
Aufgabe: Stelle sicher, dass alle Rechnungen per Original-PDF in der Inbox landen und so eine hohe Rechnungsqualität gewährleistet werden kann.
Zentrale Fragestellungen:
1. Wer kauft für den Betrieb ein?
2. Wer bestellt bei Lieferanten?
3. Wer ist für den Kontakt zu Lieferanten zuständig?
4. Wer bekommt regelmäßig Rechnungen für den Betrieb?
Hauptaufgabe:
1. Sicherstellung der Rechnungsqualität
Damit Rechnungen schneller in MEINbusiness landen, schneller bearbeitet und bezahlt werden können und die Kosten in den Berichten dargestellt werden, ist eine hohe Datenqualität von sehr großer Bedeutung.
Arbeitsweise:
- Information an alle alten und neuen Lieferanten darüber, dass alle Rechnungen zukünftig direkt und in höchster Qualität (Original-PDF) an die zur Verfügung gestellte Inbox-Adresse geschickt werden sollen (siehe Lieferantenverständigung).
- Es sollte sichergestellt werden, dass die Inbox-Adresse bei den Lieferanten als Rechnungs-Mailadresse hinterlegt wird und nicht als Korrespondenz-Mailadresse (Newsletter, Informationen, etc.).
- Es sollte möglichst vermieden werden, dass eingescannte Rechnungen in der Inbox landen. Egal, ob von Lieferanten oder von Kunden.
- Barbelege (Barzahlungen aus Kasse) nicht an die Inbox senden.
- Es sollten keine Rechnungen mehrfach in der Inbox landen.
- Zudem sollten keine „unklaren Dokumente“ in der Inbox landen. Nur Rechnungen gehören in die Inbox. Jedes Dokument wird ausgelesen und verursacht Kosten.
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Alle Rechnungen, die in den Berichten sein sollen, müssen schlussendlich auch in MEINbusiness landen.
In der Regel werden alle Rechnungen automatisch auf eine ausgewählte Standardabteilung bzw. Kostenstelle importiert. Sollten mehrere Abteilungen bzw. Kostenstellen vorhanden sein, müssen die Rechnungen manuell der jeweils Richtigen zugeordnet werden. Bei größeren Betrieben und einem großen Rechnungsaufkommen kann dies oft zu einem enormen Aufwand führen. Mit der Umsetzung des GLN-Konzepts kann dies aber automatisiert und vereinfacht werden.
Ziel: Alle Rechnungen werden automatisch der jeweiligen Abteilung bzw. Kostenstelle zugeordnet.
Arbeitsweise:
- Es sollte sichergestellt werden, dass bei einzelnen Lieferanten mehrere Kundennummern vorhanden sind, wenn für unterschiedliche Abteilungen bzw. Kostenstellen eingekauft werden soll und eine individuelle Rechnungslegung an die jeweilige Abteilung gewünscht wird.
- Bei unserem Support-Team können individuelle GLN-Nummern für alle Abteilungen angefordert werden.
- Es sollte sichergestellt werden, dass die GLN-Nummern auf den Rechnungen der Lieferanten erscheinen. Das Support-Team hilft gerne bei der Umsetzung mit der Lieferantenverständigung.
- Bei der Auslesung erkennt MEINbusiness die GLN und ordnet die Rechnung gleich der richtigen Abteilung zu.