Für alle, die für zentrale Tätigkeiten zuständig sind (Rechnungsablage, Zahlung, Buchhaltung, Controlling)
3.1. Rechnungsprüfung & Zahlung
Aufgabe: Stelle sicher, dass die Rechnungen wöchentlich rechtlich & inhaltlich freigegeben und bezahlt werden.
3.2. Kontierung
Aufgabe: Stelle sicher, dass die Rechnungen regelmäßig kontiert werden und permanent die Autokontierung verbessert wird
3.3. Personalplanung (ab MEINbusiness Premium)
Aufgabe: Stelle sicher, dass alle Personaldaten richtig im Drittsystem hinterlegt sind und bestätige zusätzlich wöchentlich die gestempelten Stunden deiner Mitarbeiter, wenn du Gastromatic nutzt.
3.4. Controlling
Aufgabe: Stelle sicher, dass die Umsätze in MEINbusiness richtig sind und prüfe sie regelmäßig.
Zentrale Fragestellungen:
1. Wer prüft, zahlt und kontiert Eingangsrechnungen?
2. Wer ist für Einteilungen des Personals verantwortlich?
3. Wer darf bzw. sollte die Berichte anschauen?
4. Sicherstellung der Qualität der Personaldaten
5. Sicherstellung der Qualität der Kassendaten
Damit Rechnungen schneller in MEINbusiness landen, schneller bearbeitet und bezahlt werden können und die Kosten in den Berichten dargestellt werden, ist eine hohe Datenqualität von sehr großer Bedeutung.
3.1. Rechnungsprozess:
Hauptaufgaben:
1. Sicherstellung der Rechnungsqualität
2. Sicherstellung der wöchentlichen Rechnungsfreigabe und Zahlung
Damit die Daten der ausgelesenen Rechnungen schneller in den Berichten landen, ist es wichtig, dass die neuen Rechnungen regelmäßig rechtlich & inhaltlich freigegeben werden.
Ziel: Die Daten der Rechnungen landen schnellstmöglich in den Berichten.
- Rechtliche Freigabe: Jede Rechnung durchläuft eine rechtliche Prüfung durch MEINbusiness. Dabei wird geprüft, ob die Rechnung alle Bestandteile einer ordnungsmäßigen Rechnung enthält. Sollten Unstimmigkeiten erkannt werden, werden diese durch MEINbusiness aufgezeigt. Dies dient lediglich als Hilfestellung, um infolgedessen bei möglichen fehlerhaften Rechnungen eine Rechnungskorrektur beim Lieferanten anfordern zu können. Die Rechnung kann auch trotz Fehlermeldung rechtlich freigegeben werden, um den weiteren Rechnungsprozess nicht zu blockieren. Mehr Infos dazu hier.
- Inhaltliche Freigabe: Jede Rechnung durchläuft eine inhaltliche Prüfung durch den Kunden. In diesem Prozessabschnitt wird der Inhalt der Rechnung geprüft und freigegeben. Rechnungen können auch an zuständige Personen im Betrieb zur inhaltlichen Freigabe delegiert werden. Nur inhaltlich freigegebene Rechnungen landen in den Berichten.
- Zahlung: Wenn Rechnungen mithilfe von MEINbusiness bezahlt werden wollen, muss zuerst Kontakt mit der jeweiligen Bank aufgenommen werden. Möglicherweise muss noch ein Plugin installiert werden, um die in MEINbusiness generierte SEPA-Datei im XML-Format dort hochzuladen. Ziel: Unendlich viele Rechnungen mit wenigen Klicks bezahlen. Mehr Informationen zu den unterschiedlichen Banken findest du hier:
Achtung: Je nach Bank müssen gewisse Einstellungen vorgenommen werden (Einzelbuchungsnachweis). So werden nach dem SEPA-Import alle Buchungen einzeln in der Bank-Applikation angezeigt
3.2. Buchhaltung:
Hauptaufgabe:
1. Sicherstellung der Autokontierung und der wöchentlichen Kontierung
Damit die Daten der Rechnungen auch schnell das richtige Konto finden und bereits in den Berichten dargestellt werden können, ist es wichtig, einen hohen Grad an Autokontierung zu erreichen.
Ziel: Rechnungen werden automatisch buchhalterisch auf das richtige Konto vorkontiert.
Arbeitsweise:
- Die Nutzung von Kontierregelsätzen hilft enorm dabei, den Arbeitsaufwand in der Buchhaltung zu minimieren. Jede einzelne Hinterlegung bringt mehr Automatismen bei zukünftigen Rechnungen. Eine detaillierte Erklärung dazu gibt es hier.
- Es sollte sichergestellt werden, dass regelmäßig alle neuen wareneisatzwirksamen Artikel in der Artikelkontierung dem richtigen Konto zugeordnet werden. Sollte dieser Artikel auf einer zukünftigen Rechnung wieder einmal aufscheinen, wird er automatisch dem hinterlegten Konto zugeordnet.
- Werden wöchentlich die obigen zwei Punkt erledigt, ist die Zeitersparnis bei der tatsächlichen Kontierung enorm hoch.
- Sollten Probleme bei der Kontierung auftreten oder sich gewisse Rechnungen von Lieferanten nicht mit Hinterlegungen bearbeiten lassen, steht unser Support-Team gerne zur Verfügung.
3.3. Personal: (ab MEINbusiness Premium)
Hauptaufgabe:
1. Sicherstellung der Qualität der Personaldaten | Hinterlegungen im Drittsystem
2. Sicherstellung der wöchentlichen Bestätigung der gestempelten Mitarbeiterstunden (Gastromatic)
Damit in MEINbusiness die richtigen Personaldaten (Mitarbeiter, Stunden, Kosten, etc.) richtig dargestellt werden, ist es wichtig, dass die Daten im jeweiligen Drittsystem richtig hinterlegt sind. In den folgenden Beiträgen wird das richtige Setup der Drittsysteme für MEINbusiness beschrieben:
- E2N Setup Kunde
- Gastromatic Setup Kunde
- HGC (kein Setup vom Kunde notwendig)
- ROTA Setup Kunde (coming soon)
Wer die Personalschnittstelle Gastromatic hat, sollte regelmäßig die gestempelten Stunden der Mitarbeiter bestätigen. Nur bestätigte Stunden werden in MEINbusiness dargestellt. Somit sollten mindestens 1x pro Woche alle gestempelten Mitarbeiterstunden bestätigt werden, damit die Produktivitätsberichte in MEINbusiness aussagekräftig sind.
3.4. Controlling:
Hauptaufgabe:
1. Sicherstellung der Qualität der Umsatzdaten
In der Regel werden alle Kassendaten, die uns die Schnittstellen übermitteln genau so in MEINbusiness dargestellt. Etwaige Abweichungen (<5%) sind aufgrund unterschiedlichen Praxisbeispielen möglich. Sollten die Abweichungen höher sein, bitte kontaktiere unser Support-Team.
Arbeitsweise:
- Regelmäßige Prüfung, ob die Umsätze in MEINbusiness mit den Umsätzen auf den Kassen der Hotels und Restaurants übereinstimmen.
- Sonstige Umsätze aus Take-Away, Events, Seminare etc. sollten ebenfalls auf einem schnittstellenfähigen Kassensystem boniert werden, damit sie in MEINbusiness landen.
- Sollte Punkt 2 nicht möglich sein, sollten alle sonstigen Umsätze sehr zeitnah und manuell in MEINbusiness gebucht werden.