Im MEINbusiness kann eine Rechnung über die Funktion „Ablehnen“ abgelehnt werden, wenn sie inhaltlich nicht korrekt ist. Dabei erhält die Rechnung den Status „Abgelehnt“ und das Status-Icon färbt sich rot. Die Rechnung bleibt im Status “abgelehnt”, bis entschieden wurde, wie weiter mit ihr verfahren wird, z. B. Archivierung, Gegenverrechnung oder erneute Bearbeitung.
Im Prozessschritt „Inhaltliche Prüfung“ eine Rechnung ablehnen.
Rechnungsdashboard → Rechnungsliste → Inhaltlich prüfen → Alle Prüfen → Ablehnen
Kriterien
Die Rechnung muss sich im Prozessschritt „Inhaltliche Prüfung“ befinden.
Die Rechnung muss in der Kontierung und Zahlung vollständig zurückgesetzt sein, erkenntlich am Status-Symbol:
Die Rechnung darf sich nicht in einem Buchungsexport befinden.
Die Rechnung darf sich nicht in einem Zahlungslauf befinden.
Ablehnen
Der Status der Rechnung ändert sich auf „Abgelehnt“.
Das Status-Icon färbt sich rot.
Die Rechnung bleibt im Status „Abgelehnt“, bis entschieden wurde, wie weiter mit ihr verfahren wird.
Neue Rechnung vom Lieferanten:
Wird eine neue Rechnung vom Lieferanten gesendet, muss die ursprüngliche Rechnung archiviert werden, um sie in den Status „Abgeschlossen“ zu setzen.
Um eine Dublettenerkennung zu vermeiden, ist es verpflichtend, den Lieferanten darüber zu informieren, dass für die neue Rechnung eine neue Rechnungsnummer verwendet werden muss.
Gutschriften:
Bei einer Gutschrift muss die ursprüngliche Rechnung nicht archiviert werden.
Stattdessen kann eine Gegenverrechnung durchgeführt werden.
Rechnung doch weiterverarbeiten:
Wird entschieden, eine abgelehnte Rechnung doch weiter zu verarbeiten, kann die Ablehnung zurückgesetzt werden.
Erkenntlich am Status Symbol von Rot → Hellblau
Rechnung wird NICHT weiterverarbeitet:
Beitrag zur korrekten Rechnungsarchivierung → Archivieren
Zusatz
Der folgende Beitrag erläutert detailliert die Prozessschritte, die Bedeutung der Icons und die Nutzung des Anmerkungsfelds → Prozess bei Rechnungen mit Klärungsbedarf
