Kostenträgerverteilung in der Inhatlichen Prüfung

Funktion

Der Kostenträger dient in der inhaltlichen Prüfung dazu, Kosten eindeutig einem Produkt, Projekt, Auftrag oder Event zuzuordnen. Ziel ist es, die Kosten einer Eingangsrechnung anhand eines bereits in den Stammdaten angelegten Kostenträgerverteilungsschlüssels nachvollziehbar und verursachungsgerecht auf definierte Kostenträger zu verteilen.

Prozess

1. Verantwortlichkeiten

2. Ablauf der Verteilung

Erste Verteilung: Verteilung anhand Kostenträger-Split-Vorlage

• Ziel: Prozentuale Kostenzuordnung anhand einer Vorlage in der inhaltlichen Prüfung

• Vorgehen:

  • Auswahl einer vordefinierten Kostenträger-Split-Vorlage

  • Erfolgt ausschließlich in der Inhaltlichen Prüfung

  • Vorlage ist auf Abteilungsebene hinterlegt

Zweite Verteilung: Anpassung auf Positionsebene (abhängig vom Rechnungsformat)

a) Rechnungen auf Positionsebene

• Voraussetzung: Die Rechnung wurde auf Positionsebene ausgelesen

• Möglichkeit:

  • Artikelspezifische Verteilung möglich

  • Jede Rechnungsposition kann einem eigenen Kostenträger zugewiesen werden

b) Rechnungen ohne Positionsebene

• Folge:

  • Keine artikelspezifische Anpassung möglich

  • Es erfolgt ausschließlich eine Verteilung gemäß Kostenträger Split-Vorlage

  • Siehe Punkt “Erste Verteilung”.

Allgemeine Hinweise

• Die Kostenträgerverteilung erfolgt ausschließlich im Prozessschritt der inhaltlichen Prüfung.

• Eine Zuordnung ist verpflichtend für jede Rechnung.

• Ohne gültige Kostenträgerverteilung kann die Rechnung nicht freigegeben werden.

Pfad

Rechnungsdashboard → Inhaltliche Prüfung → „Alle Prüfen” → Kostenträgerverteilung „Hinzufügen” → Drop down → Auswahl einer Kostenträger Split-Vorlage

Arbeitsweise

Prüfung und Zuweisung Kostenträgerverteiler-Schlüssel

• Alle Positionen prüfen
  Jede Rechnung sollte vollständig, rechtlich und sachlich geprüft werden vom inhaltlichen Prüfer, bevor eine Kostenträgerverteilung erfolgt.

• Kostenträgerverteiler auswählen
  Der passende Kostenträger-Split muss manuell ausgewählt werden.
  Dieser legt fest, wie die Gesamtkosten der Rechnung automatisch und prozentual auf die jeweiligen Kostenträger verteilt werden.

Schritt 1: Rechnung ohne Positionsebene

• Liegt keine positionsgenaue Auslesung vor, wird die gesamte Rechnungssumme über einen Kostenträgerverteilungsschlüssel zugewiesen.

• Dies erfolgt prozentual auf die ausgewählten Kostenträger.

Schritt 2: Rechnung auf Positionsebene

• Wenn die Rechnung auf Positionsebene ausgelesen wurde, können einzelne Artikel individuell und gezielt Kostenträgern zugeordnet werden.

• Dies ermöglicht eine detaillierte und präzise Kostenverteilung je Artikel.

Wichtige Hinweise:

• Die Zuweisung auf Kostenträger ist nur im Prozessschritt der inhaltlichen Prüfung möglich.

• Verteiler-Schlüssel basieren immer auf Prozentwerten. Dabei gibt es drei mögliche Varianten:

  • Gleichverteilung auf Kostenträger
    Alle ausgewählten Kostenträger erhalten automatisch denselben prozentualen Anteil.
    Beispiel: Bei 4 Kostenträgern wird jeder mit 25 % belastet.

  • Prozentuale Angabe pro Kostenträger
    Für jeden Kostenträger ist ein fester Prozentsatz hinterlegt, der automatisch übernommen wird.
    Beispiel: Kostenträger A = 60 %, B = 40 %.

  • Keine Vorbefüllung
    Es erfolgt keine automatische Zuweisung. Die Prozentsätze müssen bei jeder Rechnung manuell eingegeben werden.

Detaillierte Informationen zur Erstellung und Pflege von Kostenträgerverteilern findest du im Beitrag „Kostenträger-Anlage“. Dort sind alle drei Varianten zur prozentualen Hinterlegung in den Split-Vorlagen ausführlich beschrieben.