Was ist ein Artikelsortiment?
Ein Artikelsortiment hilft dabei, die Einkaufsartikel einzugrenzen, um den idealen Einkauf zu gewährleisten.
Ein Beispiel dazu:
Es sind nur die verhandelten Artikel bestellbar, damit die vereinbarten Einsparungen erreicht werden und keine Fehlkäufe möglich sind.
Artikel A soll bei Lieferant X gekauft werden, der Küchenchef bestellt ihn aber immer bei Lieferant Y.
Wie funktioniert das?
Die Eingrenzung kann entweder für die gesamte Organisation oder für einzelne Abteilungen erfolgen.
Das bedeutet:
Entweder hat die gesamte Organisation nur Zugriff auf die definierten Artikel.
Oder nur bestimmte Abteilungen können auf ihre festgelegten Sortimente zugreifen.
Vorbereitung
Im ersten Schritt wird eine Aufstellung in Excel der zu bestellenden Artikel vorbereitet.
Diese Punkte müssen definiert werden:
Welche Abteilungen sollen auf das jeweilige Artikelsortiment Zugriff haben?
Welche Lieferanten werden eingegrenzt?
Wie sollen die Sortimente aufgeteilt werden? (nach Lieferant, nach Lieferant mit Spezifikation z.B. Non Food Sortiment separat)
Artikeldaten (Artikel-ID laut MEINbusiness)
Erstellung eines Artikelsortiments
Dazu öffnet man das Tool "Artikelsortimente", das findest du im Menüpunkt “Bestellung” als Unterpunkt:
Nun kann man ein neues Artikelsortiment anlegen:
Es muss eine Bezeichnung festgelegt werden - das ist dir ganz selbst überlassen.
Anschließend werden die Abteilungen der Organisation hinterlegt, die auf dieses Sortiment Zugriff haben sollen.
Dann auf "Artikelsortiment erstellen" klicken.
Artikel hinzufügen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Artikel im Artikelsortiment zu hinterlegen:
1. Import über die MEINbusiness ID-Nummer
Diese Variante ist vor allem dann sinnvoll, wenn du mehrere Artikel auf einmal hinterlegen möchtest.
Für die Einspielung ins System werden die jeweiligen ID-Nummern der Artikel benötigt.
Diese findest du im Einkaufskatalog-Export.
ACHTUNG:
Das sind nicht die Artikelnummern, sondern spezielle Nummern, die das System beim Artikelstammimport vergibt.
Im Export findest du nur die ID-Nummern der Einzeleinheit (contained_qty = 1).
Bitte stimme dich hierzu mit dem Data Management Team ab, damit du ggf. die ID-Nummern der jeweiligen Bestell-Einheit (z.B. Karton) erhältst.
Nun kannst du sie ganz einfach in MEINbusiness einspielen, gehe dazu im erstellten Artikelsortiment ans Ende der Seitenansicht und kopiere die IDs hinein:
2. manuelle Ergänzung eines Artikels
den Lieferanten auswählen und anhand der Artikelnummer oder Artikeltext das Produkt auswählen
auf “Artikel erstellen” klicken und schon ist er im Artikelsortiment ergänzt
3. Artikel über den Einkaufskatalog hinzufügen:
gehe dazu auf den Menüpunkt “Einkauf” und wähle den Unterpunkt “Einkaufskatalog” aus
dann wähle den Lieferanten aus, von dem du einen Artikel in einem Sortiment hinzufügen möchtest
Scrolle dann ans Ende der Seite, hier werden dir alle hinterlegten Einkaufsartikel angezeigt.
Bei EDI-Lieferanten die einen kundenspezifischen Pricat übermitteln, hast du eine größere Auswahl, da oft das gesamte Sortiment des Lieferanten übermittelt wird.
Bei NEDI-Lieferanten kannst du nur jene Artikel auswählen, die manuell in den Einkaufskatalog importiert wurden. Sollte dir ein Artikel fehlen, kann dieser ganz einfach ergänzt werden
→ Preise im Einkaufskatalog hinterlegen
In der Suchleiste kannst du spezifisch nach Artikelnummer oder Bezeichnung suchen.
Neben dem gewünschten Artikel kann das Sortiment ausgewählt werden und du kannst ihn so direkt darin hinterlegen:
Verwaltung der Artikelsortimente
In der Übersicht aller angelegten Artikelsortimente ist auf einen Blick ersichtlich, wenn sich darin Artikel mit "Warnungen" befinden.
Gründe für Warnungen könnten sein:
Auslistungen / Abtausch
zu geringe Lagerbestände
bestimmte Verfügbarkeitszeiträume (Saisonartikel)
geänderte Einheiten
(Ausnahme: falsch übermittelte Daten des Lieferanten)
Diese Informationen werden uns mit den EDI-PRICAT-Daten bzw. XLS-Artikelstammdaten übermittelt:
Öffnet man eines der Sortimente, sieht man erneut wie viele Artikel mit Warnungen gekennzeichnet werden und kann sich anzeigen lassen, welche davon betroffen sind:
Artikel ersetzen
Wenn man auf "Artikel ersetzen" klickt, kommt man in die Ansicht des Artikelkataloges und man kann den nicht verfügbaren Artikel durch einen gewünschten/vorgegebenen Ersatzartikel austauschen.
ACHTUNG:
Stelle sicher, dass du dich im Bearbeitungsmodus befindet!
Artikel löschen
sollte es für einen nicht verfügbaren Artikel keinen Ersatz geben, kann er einfach gelöscht werden:
