Fakturierung

Mit der Funktion Fakturierung könnt ihr Rechnungen an interne sowie externe Kunde erstellen.

Eine Fakturierung kann ebenfalls zum Nachbuchen von fehlenden Umsätzen aus der Kassa, Ausbuchen von zu hohen Umsätzen oder verrechnen von sonstigen Dienstleistungen oder Artikeln verwendet werden.

Grundfragen:

Auf welcher Abteilung soll die Ausgangsrechnung erstellt werden? (wo soll der Umsatz generiert werden?)

Wer ist der Kunde? Ändern sich die Kunden immer oder gibt es fixe Kunden Adressen?

Unter Kunde verstehen wir den Leistungsempfänger.

Erster Schritt = Verkaufsartikel anlegen:

Welche Artikel will ich verkaufen? Verkaufsartikel können frei gewählt werden.

Empfehlung:

Manuell angelegte Verkaufsartikel sollten bezüglich der Artikelnummern und Artikelbezeichnungen eindeutig identifizierbar und unterscheidbar zu den Kassenverkaufsartikeln sein. Am besten immer eine eigene Produktgruppe und Sparte für Fakturierung anlegen, damit diese Artikel auch separiert ausgewertet werden können.

Verkaufsartikel können manuell jeweils einzeln in MEINbusiness oder über einen Excel-Import als Speisekarte angelegt werden.

Erforderliche Parameter:

• PLU Nummer

• Artikelbezeichnung

• Einzelpreis Brutto

• Steuersatz

• Produktgruppe

• Sparte

Jeder manuell zu buchende Verkaufsartikel benötigt eine WES Konfiguration -> Soll WES vom Verkaufspreis oder einen Artikel hinterlegt damit der Soll Wareneinsatz berechnet werden kann.

Lieferschein für Fakturierung manuell erstellen

Unter Fakturierung –> Lieferscheine –> + Lieferschein

Erforderliche Parameter:

• Belegnummer (freie Eingabe möglich)

• Verkaufsdatum

• Kunde (wähle den Kunden aus an den dieser Lieferschein/Rechnung gestellt wird)

• Transaktionstyp (z.B. Bar, Überweisung, Kreditkarte usw.; der Transaktionstyp kann unter Kassa –> Zahlungsarten auch selbst angelegt werden)

• + Lieferscheinpositionen: Hier wählt ihr eure Verkaufsartikel aus. Der Verkaufspreis wird automatisch aus der hinterlegten Verkaufsartikelkonfiguration übernommen, kann aber auch manuell abgeändert werden.

–> Lieferschein erstellen

Erstellte Lieferscheine können, sofern keine automatische Fakturierung eingestellt ist, vor dem Buchen noch bearbeitet werden.

Alle gebuchten Lieferscheine werden pro Kunde je nach Fakturierungsintervall einzeln oder als Sammelrechnung verrechnet.

Sobald ein Lieferschein gebucht und fakturiert ist, wird er nur dann wieder storniert (automatisch), wenn die dazugehörige Rechnung in MEINbusiness storniert wurde.

Damit aus einer “Proforma Rechnung” eine “Rechnung” wird muss die Kontierung abgeschlossen werden. Entweder manuell oder mit automatischer Fakturierung.

Korrektur von Rechnungen / Storno Funktion

Wurde eine Rechnung falsch erstellt, gibt es die Funktion Stornieren (Screenshot)

Durch diese Funktion wird automatisch eine Gutschrift mit genau diesen Rechnungsbeträgen erstellt und mit der Originalrechnung verknüpft dass dies nachvollziehbar ist.

Gleichzeitig wird ein Korrekturlieferschein erstellt

Dieser kann dann bearbeitet werden und „richtig“ verbucht werden.

Ausgangserechnungen suchen:

Fakturierung → Ausgangsrechnungen

• Bei der Suche nach Ausgangsrechnungen ist es zunächst wichtig den Abteilungsfilter richtig zu setzt. Dieser kann auch entfernt werden dann werden alle Rechnungen der Organisation angezeigt.

• Datum setzen

• Kunde - hier kann nach Rechnungen einzelner Kunden gefiltert werden

• Suchbegriff - Freitextsuche (gilt nur für die eingestellten Filter)

• Nicht gebucht - Zeigt zusätzlich auch nicht gebuchte Ausgangsrechnungen

• Rechnungen in Arbeit einblenden - es werden zusätzlich auch Rechnungen die in Arbeit und noch nicht abgeschlossen sind angezeigt