In diesem Artikel behandeln wir das Thema ZUGFeRD. Wichtig ist: ZUGFeRD ist nur ein mögliches von vielen Formaten für eine elektronische Rechnungen. Auf andere Themen wie XRechnung, Peppol, oder EDI werden wir hier nicht näher eingehen.
Sie wissen schon, wie man eine XML öffnet und alles über ZUGFeRD, aber wollen wissen wie man die Liefer-GLN ergänzen kann? Besuchen Sie ZUGFeRD - GLN-Zuordnung
Die Grundlage für die Regeln wie ein ZUGFeRD aufgebaut ist, ist die Europäische Norm 16931. Wir orientieren uns bei der Bearbeitung deines ZUGFeRDS an diesen Kriterien, jedoch nicht ausschließlich.
Was ist ZUGFeRD/FacturX? - (FacturX ist die Französische Bezeichnung - Das Format ist fast ident)
(Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine menschenlesbare Rechnung im PDF-Format mit strukturierten Daten im XML-Format, die in das PDF eingebettet sind (Hybrid). Dadurch können Rechnungen sowohl von Menschen gelesen als auch automatisiert von Computersystemen verarbeitet werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung entspricht dem PDF-Format PDF/A-3-Datei (PDF und XML im Anhang). Ab Version ZUGFeRD 2.1 ist eine Rechnung kompatibel mit der EN 16931 Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Alle vorherigen Versionen sind daher nicht nach EN 16931 Norm und gelten daher auch nicht als gültige eRechnung.
MEINbusiness bietet aber momentan noch die Möglichkeit andere Versionen als 2.1 zu interpretieren, das wird aber zukünftig immer strenger geregelt. Für dich ist deshalb wichtig, wenn schon ZUGFeRD dann orientiere dich gleich and er EN16931. Der Grund ist das Wachstumschancengesetz der Bundesregierung Deutschlands das stufenweise umgesetzt wird.
Wie wird ein ZUGFeRD erstellt?
Generell müssen wir hier auf dein Rechnungsprogramm verweisen. Je nachdem, ob du selber jemanden mit IT-Kenntnissen hast, oder einen direkten Ansprechpartner, empfehlen wir dir dich mit dieser Person abzustimmen. je nach Rechnungsprogramm wird dein ZUGFeRD anders erstellt was zu unterschieden in der Interpretation führt. Um dir einen kleinen Überblick zu geben wie du dein XML prüfen kannst haben wir eine kurze Anleitung geschrieben. Wir verwenden hierzu die ZUGFeRD Vorlage nach EN16931:
Download ZUGFeRD Test1) Öffne das PDF in deinem PDF-Viewer und klicke ganz rechts auf das Klammersymbol
Wenn du die Leiste mit dem Klammersymbol nicht sehen kannst, musst du deine Einstellungen des PDF-Viewers anpassen.
Wenn dein PDF kein Klammersymbol oder keinen Anhang enthält ist es wahrscheinlich kein ZUGFeRD/FacturX
2) öffne das XML durch Doppelklick auf den Anhang:
Achtung, in diesem XML ist auch eine Beschreibung enthalten, es soll als Beispiel zum Vergleich dienen. Wenn du aus deinem Rechnungsprogramm ein ZUGFeRD erstellst, wird dein XML vermutlich etwas anders aussehen. Die Namen der Felder und wie diese interpretiert werden sollte aber gleich sein.
Du kannst nun deine XML Datei mit dem PDF vergleichen und schauen, ob du unterschiede findest. Durch die Suchfunktion STRG+F kannst du sowohl im PDF als auch im XML z.b nach Artikelnamen, Zahlen, oder Liefer-GLN suchen und prüfen, ob diese in deinem XML enthalten sind.
Mit der Beispiel-Datei kannst du außerdem die Bezeichnung der Felder vergleichen um zu prüfen, ob sich deine Daten am richtigen “Ort”/”Segment” im XML befinden.
Du wirst vermutlich im Rechnungsprogramm deine Stammdaten hinterlegt haben, das heißt aber nicht, dass diese auch automatisch im XML richtig wiedergegeben werden. Es kann öfter vorkommen, dass z.b deine IBAN als “Beschreibung” geliefert wird.
Die “Verkäufer” Daten aus dem Beispiel
Deine Daten in der XML:
Was gibt es zu beachten:
Textzeilen in Lila beschreiben die einzelnen Segmente deines XMLs. Die Informationen die von dir übergeben werden sind immer in Schwarz abgebildet. Deine Informationen laufen hier unter den Segmenten “SellerTradeParty”, ”PostalAdress" und “"SpcifiedTaxRegistration”.
Es kann vorkommen, dass das ZUGFeRD das von deinem Rechnungsprogramm erstellt wird gröbere Fehler aufweist. Hier geht es vorallem um grundlegende Regeln wie eine XML Datei für ZUGFeRD aufgebaut werden muss, damit es die Kriterien der EN16931 erfüllt. Um das zu prüfen kannst du das XML in deiner ZUGFeRD Rechnung separat abspeichern und auf Ecosio hochladen
Setze als Grundlage erstmal ZUGFeRD 2.3.3 (EN16931).
Nachdem du dein XML hier validiert hast besprich am besten mit deiner IT, oder dem zuständigen deines Rechnungsprogrammes wie du mit Form-Fehlern in der XML umgehen kannst.
