Dieser Beitrag erklärt die Priorisierung und Funktionsweise der IBAN-Hinterlegung über Abteilungs-, Organisations- und Stammdatenebene sowie deren Einfluss auf die Anzeige im Zahlungsprozess.
Die Anzeige und Verwendung der IBAN erfolgt nach folgender Reihenfolge:
Abteilungs-Lieferantenzuordnung (ALZ) → höchste Priorität
Organisations-Lieferantenzuordnung (OLZ) → nachrangig zu ALZ
Lieferanten-Stammdaten → nachrangig zu OLZ und ALZ
In den Lieferanten-Stammdaten werden durch das Datenmanagement fortlaufend alle bekannten IBANs eines Lieferanten hinterlegt.
Der Kunde hat keinen Zugriff auf die Lieferanten-Stammdaten. Die Stammdatenpflege erfolgt ausschließlich durch Datenmanagement.
Ziel: Verbesserung der automatischen IBAN-Erkennung und -Auslesung.
Logik:
Diese Ebene greift nur dann, wenn weder in der Abteilungs- noch in der Organisations-Lieferantenzuordnung eine IBAN hinterlegt ist.
Die IBAN wird im Prozessschritt „Zahlen“ angezeigt.
Die Organisations-Lieferantenzuordnung ist eine Funktion, mit der du Lieferantendaten zentral auf Organisationsebene verwalten/hinterlegen kannst, anstatt sie mehrfach in einzelnen Abteilungen oder Firmen einzeln einzurichten.
Sobald in der OLZ IBANs vorhanden sind, werden diese gegenüber den Lieferanten-Stammdaten bevorzugt im Prozessschritt „Zahlen“ angezeigt.
Du hinterlegst lieferantenspezifische Einstellungen einmal zentral (für die gesamte Organisation).
Diese Einstellungen gelten dann automatisch für alle zugehörigen Firmen/Abteilungen.
Dadurch wird der Prozess in MEINbusiness standardisiert und automatisiert.
Weniger Doppelarbeit: Lieferanten müssen nicht pro Abteilung separat konfiguriert werden.
Konsistenz: Überall gelten die gleichen Einstellungen für denselben Lieferanten.
Effizienz: Prozesse laufen automatisiert im Hintergrund.
Zentrale Steuerung: Änderungen müssen nur einmal vorgenommen werden.
Statt eine Bankverbindung eines Lieferanten in 5 verschiedenen Abteilungen jeweils einzeln anzulegen und zu konfigurieren, wird er:
→ einmal auf Organisationsebene definiert
Die Hinterlegung bzw. Pflege der IBANs kann auf zwei Wegen erfolgen:
Im Prozessschritt „Zahlen“
Direkt in den Stammdaten (OLZ)
Zugriff auf die OLZ haben ausschließlich Organisations-Admins.
Die Abteilungs-Lieferantenzuordnung (ALZ) ist eine Funktion, mit der du Lieferantendaten gezielt auf Abteilungsebene verwalten und hinterlegen kannst.
Abteilungsspezifische Einstellungen in der ALZ bei einem Lieferanten haben immer vorrang zu OLZ und Lieferanten-Stammdaten.
Du hinterlegst lieferantenspezifische Einstellungen direkt in der ALZ.
Diese Einstellungen gelten nur für diesen Lieferanten innerhalb der jeweiligen Abteilung.
Dadurch kannst du abweichende Anforderungen einzelner Abteilungen flexibel abbilden.
Flexibilität: Unterschiedliche Einstellungen je Abteilung möglich
Individuelle Steuerung: Lieferantenanforderungen können genau abgebildet werden
Ergänzung zur Organisationsebene: Feinsteuerung zusätzlich zur zentralen Verwaltung
Verwendet der Lieferant unterschiedliche Bankverbindungen in unterschiedlichen Abteilungen, kann pro Abteilung eine Bankverbindung beim Lieferanten definiert und hinterlegt werden.
Die Hinterlegung bzw. Pflege der IBANs kann auf zwei Wegen erfolgen:
Im Prozessschritt „Zahlen“
Direkt in den Stammdaten (ALZ)
Zugriff auf die ALZ haben ausschließlich Firmen-Admins und Organisations-Admins.
Auf allen drei Ebenen können mehrere IBANs hinterlegt werden.
Maßgeblich für die Anzeige ist stets die höchste verfügbare Ebene.
Die Priorisierung erfolgt wie folgt:
ALZ → höchste Priorität
OLZ → nachrangig zu ALZ
Lieferanten-Stammdaten → nachrangig zu OLZ und ALZ
