Wir können eine Rechnung nur digitalisieren, wenn es sich um ein Originales PDF-Dokument handelt – sonst ist kein Onboarding möglich.
Was ist eine originale PDF-Rechnung?
Eine Original-PDF-Datei ist eine Datei, die direkt aus einem digitalen System (z. B. einem Rechnungsprogramm oder einer Textverarbeitung) erstellt wurde.
Das bedeutet:
Kein Scan – Das Dokument wurde nicht ausgedruckt und wieder eingescannt.
Klare, lesbare Daten – Text und Zahlen sind als echte Schriftzeichen gespeichert, nicht als Bild.
Bessere Verarbeitung – Computer können die Inhalte direkt erkennen und weiterverarbeiten.
Wenn du z. B. eine Rechnung als PDF aus deinem System speicherst, ist das eine Original-PDF. Wenn du eine gedruckte Rechnung abfotografierst oder einscannst, ist das keine Original-PDF, sondern nur ein Bild davon.
Damit bei der Auslesung die Rechnung dem korrekten Kreditor in MEINbusiness zugeordnet werden kann, müssen die Erkennungsdaten wie IBAN und/oder UID-Nummer als lesbarer Text auf der Rechnung vermerkt sein.
Platziere beide UID-Nummern (Aussteller und Empfänger) im oberen Drittel deiner Rechnung
Kennzeichne deutlich welches die Empfänger und welches die Austeller UID ist (z.B. "Unsere UID: / Ihre UID:).
Stelle die UIDs in einem klaren, maschinenlesbaren Format dar.
Vermeide Überlagerungen durch Grafiken, Logos oder Wasserzeichen.
Nutze ein standardmäßiges PDF-Format.
Trenne die UID-Nummern deutlich von anderen Nummern oder Codes auf der Rechnung.
Verwende die korrekte Länderkennung vor der UID (z.B. DE, AT, CH).
Wenn MEINbusiness die UID-Nummern korrekt erkennen kann, ist eine automatische Verarbeitung möglich. Bei fehlenden oder unleserlichen UIDs muss deine Rechnung manuell bearbeitet werden, was zu Verzögerungen führt.
Alternativ greift das System auf deine IBAN zurück, sofern sie als maschinenlesbarer Text angegeben wird.
Um die Rechnungen bei Import automatisiert der richtigen Kostenstelle des Kunden zuzuordnen, wird die Liefer-GLN des Kunden auf der Rechnung benötigt.
Diese wird dir entweder direkt vom Kunden, oder vom MEINbusiness Onboarding-Team bereitgestellt.
Am besten ergänzt du sie in der Lieferadresse, oder alternativ in der Rechnungsadresse.
Damit Rechnungen optimal und fehlerfrei ausgelesen werden können, darf nur eine Rechnung pro PDF-Dokument übermittelt werden.
Falls es Anhänge oder Nachweise gibt, sollten diese direkt als Folgeseiten in derselben Datei enthalten sein.
Bitte sende ausschließlich Rechnungen/Gutschriften an MEINbusiness, damit wir nur die wirklich benötigten Daten digitalisieren.
Andere Dokumente, wie Preisanpassungen, Zahlungserinnerungen, Lieferscheine oder AGBs, sollten direkt an den Kunden geschickt werden.
Für Auslesung der Rechnungspositionen müssen Artikelnummern enthalten sein - ohne eine Artikelnummer ist die Digitalisierung der Positionen nicht möglich.
Sollten in deinem System keine Artikelnummern gepflegt werde, bitte wir um Vergabe einer fortlaufenden Nummer, welche auch auf den Rechnungen ersichtlich sein sollte.
Für Rechnungen, die auf Positionsebene ausgelesen werden sollen, ist es erforderlich, dass der Nettobetrag pro Position angegeben wird, ansonsten stimmt die Gesamtpositionssumme nicht und das System weist Differenzen auf.
Fall eine Rechnung bei der Endabrechnung mehrere Steuersätze ausweist, ist es notwendig, den jeweiligen Steuersatz auch pro Rechnungsposition anzugeben - sonst ist die Digitalisierung der einzelnen Positionen nicht möglich.
Für die Überprüfung und Erstellung eines Auslese-Templates werden mindestens drei original PDF-Rechnungen des Kunden benötigt.
Ab dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. MEINbusiness unterstützt dich bei der gesetzeskonformen Verarbeitung von E-Rechnungen.
Hier findest du alle notwendigen Informationen zu den jeweiligen Formaten, die MEINbusiness verarbeiten kann:
MEINbusiness erkennt anhand der Absenderadresse der Rechnung, ob ein bestimmter Ausleseweg für deine Rechnungen definiert wurde.
Kommt die Rechnung direkt von deiner E-Mail-Domain an die Inbox-Adresse, wird die Rechnung problemlos über den festgelegten Auslesewege digitalisiert.
Solltest du eine Anpassung deines PDF-Rechnungsformates vornehmen, informiere bitte auch das MEINbusiness Onboarding-Team darüber, damit diese Änderungen bei der Auslesung berücksichtig werden können.
Solltest du dein Format auf E-Rechnung oder EDI umstellen, gib uns bitte ebenfalls Bescheid, da hier ein Prüfprozess notwendig ist.
Die Muster-Rechnung kannst du hier direkt downloaden:
